Запит про стан опрацювання трудових відомостей у ПФУ

Не зовсім, статус «0 звернень» не означає автоматично, що скани втрачено і їх треба подавати знову, спершу варто перевірити налаштування пошуку та врахувати можливі техзбої, а повторно подавати скани доцільно тільки якщо ПФУ їх явно відхилив або вони точно не зареєстровані в системі. Зв’язатися з ПФУ можна через вебпортал (заяви, запити), контакт-центр або офлайн‑звернення, але спеціального строку опрацювання сканів трудових книжок нормативно не встановлено.

Обґрунтування

1. Чи є строки опрацювання сканів трудових і хто в пріоритеті
Строк опрацювання сканкопій трудових книжок нормативно не встановлений, тож звернення можуть зі статусом «В роботі» висіти місяцями без порушення вимог. У п. 2 постанови правління ПФУ від 01.06.2022 № 8-3 передбачено лише пріоритетне опрацювання відомостей щодо:

• осіб, яким до настання права на пенсію за віком за ст. 26 Закону про пенсійне страхування залишилося 2 роки і менше;
• трудової діяльності за період до 01 липня 2000 року.

2. Як коректно шукати звернення на порталі ПФУ
Щоб побачити статуси звернень щодо сканів трудових книжок, треба:

• роботодавцю зайти в кабінет страхувальника в розділ «Відомості про трудові відносини» або «Звернення»;
• задати період пошуку «з» – «по» (дата подання в травні 2026 року плюс запас по місяцях), а персональні дані ЗО можна не заповнювати.
  Якщо коректно обрано період, система має показати перелік звернень і статуси «В роботі», «Виконано», «Скасовано виконання» тощо; показ «0 звернень» найчастіше означає або неправильний період, або тимчасовий технічний збій відображення.

3. Коли повторно подавати скани, а коли — ні
Логіка дій така.

• Якщо при спробі повторної подачі система видає повідомлення «Існує інше звернення по ЗО, яке попередньо необхідно виконати» — це означає, що звернення зареєстроване і ще не закрите, повторно подавати не треба, слід чекати.
• Якщо статус звернення був «В роботі» і згодом змінився на «Виконано» — скани опрацьовані, додаткових дій не потрібно, максимум варто переглянути реквізит «Повідомлення» на наявність зауважень.
• Якщо статус «Скасовано виконання» або «Відхилено» — звернення містить помилки і потребує повторного подання після усунення причин, які вказані в реквізиті «Повідомлення».
• Повторно подавати скани без чіткої ознаки відхилення не бажано, оскільки ПФУ прямо закликає не дублювати вже подані звернення, адже це збільшує навантаження і затягує опрацювання інших заяв.

4. Як ще перевірити, чи фактично врахували стаж
Є кілька додаткових способів переконатися, що відомості з трудових книжок опрацьовано:

• працівник у своєму кабінеті на порталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка» → вкладка «Дані ЕТК» / «Відцифрована ЕТК» може побачити, чи з’явилися записи за сканованими документами;
• у Відомостях про трудову діяльність наявність даних у графі 4 «Дата запису (за сканованими документами)» свідчить, що скани опрацьовані і стаж внесено.

5. Як зв’язатися з ПФУ для уточнення ситуації
Якщо в особистому кабінеті тривалий час не відображаються навіть зареєстровані звернення або є підозра на технічну помилку:

• можна подати запит/звернення через вебпортал електронних послуг ПФУ (як застрахована особа або страхувальник);
• звернутися телефоном до контакт-центру ПФУ (загальнодоступні номери оприлюднює сам Фонд на своєму сайті та в роз’ясненнях);
• за потреби — подати письмове звернення або записатися на прийом/консультацію в територіальне управління ПФУ.

Рекомендація: спочатку ще раз перевірте пошук звернень за правильний період і спробуйте сформувати Відомості про трудову діяльність для кількох працівників — якщо у графі 4 є дати за сканами, дублювати подання не потрібно, а за повної відсутності слідів звернень доцільно звернутися до ПФУ через контакт-центр чи електронне звернення, перш ніж повторно завантажувати всі скани.

У вашій ситуації до повторної подачі сканів варто вдаватися тільки після впевненості, що попередні звернення відхилено або не зареєстровано взагалі, а не просто «зависли» чи тимчасово не відображаються.