Порушення підпису акта без зазначення довіреності в договорі

Не зовсім, сама відсутність реквізитів довіреності в акті не робить його автоматично недійсним, але створює додаткові ризики, особливо при спорах чи перевірках, якщо ви не зможете оперативно підтвердити повноваження підписанта.

Обґрунтування

1. Які реквізити обов’язкові для первинного документа
Акт виконаних робіт є первинним документом, який має містити, зокрема, зміст і обсяг операції, дату, назву підприємства, а також посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення, або інші дані для ідентифікації цих осіб, що прямо випливає з ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV. У переліку обов’язкових реквізитів немає вимоги обов’язково зазначати в самому акті реквізити довіреності, якщо особу і її повноваження можна підтвердити іншими документами.

2. Неістотні недоліки не є підставою для невизнання операції
Той самий абзац ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV передбачає, що неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не заважають ідентифікувати особу, дату, назву підприємства, зміст і обсяг операції. Якщо в акті чітко зазначено ПІБ підписанта, а повноваження на підпис закріплені договором і довіреністю, сам факт того, що номер чи дата довіреності не вписані в акт, розцінюється радше як технічний недолік, який можна компенсувати наданням самої довіреності.

3. Коли акт можуть поставити під сумнів
Сторона чи контролюючий орган може намагатися визнати акт неналежним доказом, якщо:

• з акта неможливо встановити, хто саме його підписав (немає ПІБ або підпису, чи сумнів щодо справжності);
• немає жодного документа, що підтверджує повноваження цієї особи діяти від імені юрособи (установчі документи, наказ, довіреність тощо);
• контрагент прямо заперечує реальність операції або повноваження підписанта.

У такому разі саме не зазначення довіреності в акті не є вирішальним, але ускладнює доведення, якщо не буде швидко надано копію довіреності та/або наказу.

4. Як краще оформити, щоб мінімізувати ризики
Оптимальний варіант:

• у договорі прямо прописати, що певний працівник діє на підставі конкретної довіреності (з номером і датою);
• у самому акті зазначати не лише ПІБ і посаду, а й формулу на кшталт «діє на підставі довіреності №__ від __»;
• зберігати чинну довіреність і накази про делегування права підпису, щоб за потреби їх оперативно надати.

Якщо це не зроблено, варто хоча б переконатися, що довіреність дійсна на дату підписання акта й може бути надана як додатковий доказ.

Факт визнання акта неправомірним більш імовірний за відсутності чи недійсності самої довіреності, а не лише через те, що її реквізити не зазначені в тексті акта.