Процедура отримання ЕЦП на засновника після зміни директора

Частково так, оформити КЕП на засновника можливо, але зробити це «через директора» вже неможливо, бо попередній директор звільнений, а новий набув повноважень лише з 03.08.2026, тож зараз потрібно діяти як власнику/учаснику самостійно та/або через нового керівника і уповноважити засновника на підпис ПН на майбутнє, а не «заднім числом».

Обґрунтування

1. Хто може бути підписувачем ПН Уповноваженими підписувачами ПН можуть бути:

   • керівник за даними ЄДР;
   • головний бухгалтер за даними форми 1‑ОПП;
   • інша уповноважена особа за повідомленням про КЕП, поданим керівником до ДПС.
     Це випливає з порядку перевірки права підпису ПН, який ґрунтується на даних ЄДР, формі 1‑ОПП та повідомленні про КЕП уповноваженої особи, що прямо зазначено у податковій консультації ЗІР щодо реєстрації ПН/РК та перевірок за п. 12 Порядку №1246, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 №1246.

2. Що робити зараз із липневими ПН Податкові накладні, складені у період дії КЕП однієї особи, але надіслані на реєстрацію вже іншою особою до моменту набуття нею права підпису, відхиляються з квитанцією про неприйняття за результатами перевірок за п. 12 Порядку №1246. Податкова консультація роз’яснює, що ПН приймаються до реєстрації лише за умови, що їх підписує особа, яка вже має право підпису, і всі перевірки за п. 12 Порядку №1246 пройдені. Отже, липневі ПН ви зараз можете реєструвати тільки КЕП особи, яка на дату реєстрації є керівником або уповноваженою особою, навіть якщо дата складання припадає на період попереднього директора.

3. Процедура отримання КЕП засновником як фізособою КЕП на засновника оформлюється як на фізичну особу у будь‑якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг відповідно до Закону №2155-19. Типовий порядок такий:

   1. Засновник особисто звертається до АЦСК (державний або приватний) або використовує онлайн‑ідентифікацію, якщо така передбачена обраним надавачем.
   2. Подавати: паспорт, РНОКПП, за потреби – заяву встановленої форми на отримання КЕП і носій (файл або токен), оплатити послугу, якщо вона платна.
   3. Надавач формує особистий та відкритий ключі, видає сертифікат КЕП з ідентифікаційними даними засновника.
      Такий КЕП сам по собі засвідчує волю фізичної особи, а не підприємства, тому для підпису ПН від імені ТОВ засновника потрібно додатково уповноважити.

4. Як надати засновнику право підписувати ПН від імені ТОВ Щоб ДПС «бачила» засновника як уповноважену особу для ПН/РК, потрібні корпоративні рішення та повідомлення до податкової:

   • оформіть рішення загальних зборів/єдиного учасника, яким надаєте засновнику повноваження підписувати податкові документи (ПН/РК, звітність тощо) як уповноваженій особі;
   • новий директор (як поточний керівник за ЄДР) направляє до ДПС повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису уповноваженої особи, де зазначається КЕП засновника та тип підпису «Підпис податкових накладних»;
   • після обробки цього повідомлення ПН/РК можна підписувати КЕП засновника як уповноваженої особи, і вони проходитимуть перевірку права підпису за п. 12 Порядку №1246.

5. Алгоритм дій у вашій ситуації (коротко)

   1. Новий директор з 03.08.2026 отримує свій КЕП на ТОВ.
   2. За потреби реєстрації липневих ПН – пробуєте зареєструвати їх КЕП нового директора як керівника (формально дозволено, якщо на дату реєстрації він уповноважений, а система допускає таку комбінацію).
   3. Паралельно засновник оформлює власний КЕП як фізособа.
   4. Загальні збори/рішення учасника надають засновнику право підпису податкових документів.
   5. Новий директор подає до ДПС повідомлення про КЕП уповноваженої особи (засновника) з правом підпису ПН/РК.
   6. Після підтвердження ДПС засновник може підписувати ПН/РК своїм КЕП як уповноважена особа, але тільки за періоди, коли він має відповідні повноваження на дату реєстрації.

Рекомендація: зараз оформіть КЕП новому директору й засновнику та через рішення учасників і повідомлення в ДПС закріпіть засновника як уповноважену особу для підпису ПН/РК.

У вашій ситуації ключовою дією є якнайшвидше оформлення КЕП новому керівнику та уповноваження засновника на майбутній підпис ПН із належним повідомленням до ДПС.