Облік витрат директора на корпоративні потреби та повернення коштів

Частково так, але не всі такі витрати можна просто «закрити» авансовим звітом без податків: витрати на ремонт і запчастини до особистого авто, не оформленого для використання ТОВ, фактично є особистими і формують для директора додаткове благо, а от з продуктами й алкоголем ситуація залежить від документального оформлення та можливості довести господарську мету.

Обґрунтування

1. Ремонт і запчастини до авто, яке не використовується підприємством
Оплата корпоративною карткою ремонту та запчастин до автомобіля, який не перебуває на балансі або в оренді/позичці ТОВ, не пов’язана з господарською діяльністю підприємства.
У такій ситуації витрати фактично понесені на особисті потреби директора, тому вартість оплачених ремонту та запчастин слід визнати його доходом у вигляді додаткового блага з оподаткуванням ПДФО 18 % із застосуванням натурального коефіцієнта та військовим збором 5 % за аналогією з виплатами на користь працівника, що не мають господарського характеру (підхід випливає з оподаткування компенсації ПММ для власного авто працівника як додаткового блага та включення таких сум до фонду оплати праці згідно з пп. 2.3.4 Інструкції).
У бухобліку до моменту оподаткування такі витрати відображають на рахунку розрахунків із підзвітною особою, а після визнання додаткового блага — як інші операційні витрати чи витрати на оплату праці залежно від облікової політики.

2. Продукти й алкоголь: господарські чи особисті витрати
Якщо продукти/алкоголь придбані для корпоративу без персоніфікації споживання (формат «фуршет», «шведський стіл») і захід підтверджено наказом та актом/рахунком закладу, дохід працівників не персоніфікується і додаткове благо не виникає, а витрати можна віднести до адміністративних чи інших операційних витрат за НП(С)БО 16 «Витрати».
Якщо ж придбання має явно особистий характер (закупівля продуктів/алкоголю без документального підтвердження корпоративу чи представницького заходу), суму слід розцінити як додаткове благо директора та оподаткувати ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта і військовим збором за аналогією з оподаткуванням подарунків і особистих витрат працівника, профінансованих роботодавцем згідно з п. 164.5 ПКУ.
Для мінімізації ризиків господарський характер витрат потрібно підтвердити наказом на захід, програмою/звітами, рахунками закладу, де немає персоніфікації страв та алкоголю.

3. Чи потрібен авансовий звіт за розрахунками корпоративною карткою
Порядок подання авансового звіту передбачено пп. 170.9.1 ПКУ і деталізовано через Порядок №841.
За пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт не складається, якщо працівник використовує корпоративний платіжний інструмент для безготівкових розрахунків або зняття готівки в межах добових і при цьому не виникає оподатковуваного доходу.
У вашій ситуації:

• якщо вартість товарів визнається оподатковуваним доходом (особисті витрати, ремонт особистого авто тощо) — авансовий звіт потрібен для нарахування ПДФО і ВЗ;
• якщо витрати підтверджені як господарські без виникнення доходу (корпоратив/представницькі витрати належно оформлені) — за безготівкових розрахунків авансовий звіт можна не складати, достатньо виписок та первинних документів, але підприємство може вимагати звіт внутрішнім положенням.

4. Повернення коштів директором з особистої картки
Якщо директор повертає на рахунок ТОВ повну суму особистих витрат до моменту нарахування оподатковуваного доходу, підприємство може не визнавати додаткове благо, оскільки фактично відбувся лише тимчасовий нецільовий використання коштів із подальшим відшкодуванням.
Повернення може бути здійснене безготівково з особистої картки директора на рахунок підприємства з призначенням платежу типу «Повернення помилково витрачених коштів за операціями з корпоративною карткою». У бухобліку така операція закриває заборгованість директора за субрахунком 372 без формування доходу, за умови що повернення здійснено в розумний строк і це підтверджено внутрішніми документами (службова записка, бухдовідка).
Якщо ж директор не повертає витрачені суми, або повернення оформлено формально й через тривалий час, у підприємства залишаються ризики перекваліфікації цих витрат у додаткове благо з необхідністю нарахування ПДФО з натуральним коефіцієнтом та військового збору за нормами п. 164.5 ПКУ.

Рекомендація:

Щоб мінімізувати ризики, варто якнайшвидше: або оформити повернення повної суми «особистих» витрат директором на рахунок ТОВ, або, якщо повертати не планують, — нарахувати ПДФО з натуральним коефіцієнтом і військовий збір із сум, які явно не мають господарського характеру, з відображенням їх у авансовому звіті.