Виплата зарплати після звільнення: коригування та повернення коштів

Ні, подати повідомлення про звільнення «заднім числом» не вийде, але можна виправити об’єднану звітність за допомогою уточнюючих розрахунків, а надмірно виплачену зарплату працівник може або добровільно повернути, або її можна стягувати лише в межах, встановлених трудовим законодавством, залежно від виду помилки.

Обґрунтування

1. Що має зробити ФОП після виявлення помилки зі звільненням
ФОП повинен оформити припинення трудових відносин за датою фактичної смерті / звільнення або іншої законної підстави на підставі відповідного документа, як це робиться і для юросіб, а далі провести остаточний розрахунок лише по день припинення трудових відносин. Після цього потрібно:

• скласти коригуючі табелі обліку робочого часу за період після фактичного звільнення;
• перерахувати зарплату тільки по дату звільнення включно та нарахувати компенсацію за невикористану відпустку (якщо є);
• подати уточнюючі об’єднані розрахунки з додатками (аналогічно описано для юрособи: уточнюючі Д1, 4ДФ, Д5 тільки на цього працівника, з виключенням/додаванням рядків).
  «Заднім числом» повідомлення про прийняття/звільнення не подається, але уточнююча звітність за минулі періоди допускається згідно з загальним правилом, що уточнюючий Податковий розрахунок подається за формою, чинною на дату подання, на підставі вже поданих даних, із заміною/виключенням помилкових рядків (п. 50.1 Податкового кодексу України).

2. Як виправити надмірно нараховану зарплату і ЄСВ/ПДФО/ВЗ у звітності
Для періоду після фактичного звільнення, коли працівник не мав працювати, але йому продовжували нараховувати зарплату і сплачувати внески, потрібно:

• подати уточнюючі Податкові розрахунки за відповідні місяці (для юросіб – за місячною формою J/F0500110, для ФОП – за чинною формою з додатками ФІЗ-Д1, ФІЗ-4ДФ, ФІЗ-Д5 за той місяць), де:
  • в Д5 уточнити дату звільнення (рядок на додавання з ознакою «0»);
  • в Д1 і 4ДФ вилучити помилкові рядки з ознакою «1» та/або показати правильні суми тільки до дати звільнення;
• якщо за місяці після звільнення працівник був показаний як працюючий, подати уточнюючі додатки Д1 та 4ДФ тільки по ньому, як описано для подібної ситуації, коли працівник помилково вважався звільненим, а фактично працював, але логіка така сама: окремий уточнюючий розрахунок з додатками лише на одного працівника, виключення/додавання рядків.
  За такі уточнення штраф за недостовірні відомості у 4ДФ застосовується лише якщо помилка призвела до зменшення/збільшення ПДФО/ВЗ або зміни платника податку (п. 119.1 ПКУ), тож ризик штрафу оцінюють з огляду на те, чи буде змінюватися база/суми податку або тільки реквізити.

3. Чи повинен працівник повертати переплачену зарплату
Правило залежить від підстави переплати та строків:

• за статтею 127 КЗпП роботодавець має право проводити утримання для повернення авансів, сум, зайво виплачених внаслідок лічильних (арифметичних) помилок, та інших аналогічних випадків за наказом роботодавця в межах одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми;
• якщо місячний строк минув, або помилка є не лічильною (не арифметичною, а правовою – наприклад, продовжували нараховувати зарплату особі, яка вже юридично не є працівником), утримання можливе лише на підставі добровільної згоди працівника або через суд, причому за статтею 1215 ЦКУ заробітна плата, добровільно виплачена без рахункової помилки й недобросовісності працівника, як правило, не підлягає поверненню.
  Працівник може добровільно повернути переплату на рахунок ФОПа, у тому числі переказом з банківської картки на IBAN роботодавця, це прямо допускається, і в такому випадку обмеження 20% від зарплати з ст. 128 КЗпП не застосовується, достатньо заяви працівника про добровільне повернення та бухгалтерської довідки.

4. Відповідальність за невчасний повний розрахунок при звільненні
Якщо в день звільнення ФОП не виплатив працівнику всі належні суми, а різниця була донарахована та виплачена пізніше, виникає обов’язок сплатити працівнику середній заробіток за час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більше ніж за шість місяців, згідно зі ст. 117 КЗпП. Такий середній заробіток розраховується за Порядком №100 та оподатковується як інший дохід (ПДФО і військовий збір), без нарахування ЄСВ.

Рекомендація:
Оформіть звільнення заднім числом у кадрових документах із реальною датою припинення трудових відносин, перерахують зарплату лише до цієї дати, подайте уточнюючі Податкові розрахунки з додатками тільки на цього працівника, а питання повернення переплати вирішуйте або шляхом добровільного повернення (заява і переказ на IBAN), або, якщо працівник відмовляється, з урахуванням обмежень КЗпП та ЦКУ.

Правильне і своєчасне виправлення звітності та документальне оформлення повернення/списання переплати мінімізує податкові й трудові ризики для ФОПа.