Термін зберігання документів про виплату зарплати та винагороди

Не зовсім, статус резидента Дія Сіті не змінює загальних строків зберігання: більшість платіжних документів за зарплатою та винагородами потрібно зберігати не менше 5 років для цілей податкового контролю і при цьому орієнтуватися на архівні строки за Переліком № 578/5, де для документів щодо оплати праці є довші строки (до 75 років).

Обґрунтування

1. Мінімальні податкові строки зберігання платіжних документів
Усі документи, які підтверджують нарахування та виплату доходів (зарплата, винагороди), є первинними документами і регістрами для цілей податкового обліку, тому їх потрібно зберігати не менше 1825 днів з дня подання відповідної податкової звітності або з граничної дати її подання, відповідно до п. 44.3 Податкового кодексу України.
До таких документів належать:

• відомості/реєстри про виплату заробітної плати з клієнт-банку;
• платіжні доручення на перерахування заробітної плати на карткові рахунки;
• платіжні доручення з виплати винагород (цивільно-правові договори, гіг-контракти тощо), оскільки вони підтверджують виплату оподатковуваного доходу.

2. Архівні строки зберігання документів щодо оплати праці
Для архівного зберігання слід застосовувати Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту № 578/5, оскільки він прямо встановлює тривалі строки для документів з оплати праці, включно з розрахунково-платіжними документами, що підтверджують нарахування і виплату зарплати та інших доходів працівникам і виконавцям послуг, із зберіганням окремих категорій до 75 років, як зазначено в консультації з посиланням на Перелік № 578/5.
Тому:

• всі відомості/реєстри по виплаті зарплати (у тому числі сформовані в клієнт-банку) та платіжні доручення, що фактично виконують функцію розрахунково-платіжних документів, доцільно включати до справ, які мають строк зберігання 75 років;
• платіжні доручення щодо винагород (якщо саме за ними можна ідентифікувати нарахування та виплату доходу конкретним фізособам) слід зберігати за тими ж правилами, що й зарплатні документи, тобто орієнтуватися на довгі архівні строки.

3. Узгодження податкових і архівних вимог
Податковий мінімум (1825 днів) є нижньою межею саме для цілей контролю, але якщо Перелік № 578/5 передбачає довший строк для відповідної категорії документів, підприємство повинно витримувати саме цей більший строк, навіть якщо податкові строки вже сплинули, про що прямо вказано в роз’ясненнях до Переліку № 578/5.
З практики:

• по документах, які безпосередньо підтверджують індивідуальні виплати фізособам (зарплата, лікарняні, винагороди за ЦПД/гіг-контракти), безпечний підхід — зберігати їх у тих же справах, що й розрахунково-платіжні відомості, зі строком 75 років;
• інші банківські документи, що не мають персоніфікованої інформації про оплату праці, можна відносити до категорій із 5‑річним строком, якщо Перелік не встановлює інше.

Ризики та нюанси:
Якщо платіжні документи по зарплаті та винагородах буде знищено раніше 75 років, це може унеможливити підтвердження стажу та доходів працівників/гіг-спеціалістів, а також ускладнити захист інтересів підприємства при перевірках та спорах щодо оплати праці.

Для конкретизації по кожному виду ваших платіжних документів варто скласти номенклатуру справ і підібрати до неї індекси та строки за Переліком № 578/5.