Облік закупівлі матеріалів: як правильно провести операцію за місяцем

За визначенням ст. 170 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.2. У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

170.9.3. Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.

170.9.4. ...У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається."

Отже, з наведених норм п. 170.9 ПКУ випливає наступне:

1) витрати підзвітної особи мають бути підтверджені випискою з корпоративної платіжної картки, а по виписці суми пройшли 01.07.2026

2) якщо підзвітна особа використала КПК для розрахунків, то авансовий звіт за формою, затвердженою наказом МФУ № 841,https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text) вона не складає і не подає.

Навіть якщо наказом по підприємству Ви прийняли рішення щодо подання працівником авансового звіту в цій ситуації, то раніше 01.07.2026 (коли буде виписка з КПК) він не може бути затверджений. Витрати підприємство визнає в бухобліку не раніше затвердження авансового звіту керівником.

Позиція ДПСУ наведена зокрема в ІПК від 30.12.2025 р. N 6993/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК:

"...працівники Товариства здійснюють оплату витрат (проживання, проїзд, супутні витрати) за допомогою власних платіжних карток. Після повернення з відрядження працівники надають до звіту оригінали документів, що підтверджують вартість витрат та факт отримання послуг (фіскальні чеки, рахунки з готелів, електронні квитки).
Таким чином, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступних питань:
1. Чи вважається фіскальний чек про оплату товарів/послуг, виданий суб'єктом господарювання, достатнім документом для підтвердження витрат на відрядження у розумінні пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу, якщо оплата здійснювалася особистою карткою працівника?
2. Чи виникає у Товариства обов'язок вимагати від працівника виписку (відомості) з його рахунку для підтвердження факту розрахунку особистими коштами, чи такий документ є лише додатковим (альтернативним) до розрахункового документа (чека)?
3. Чи буде відшкодування витрат на підставі лише фіскального чека (без виписки з карткового рахунку) вважатися додатковим благом працівника з відповідним оподаткуванням податком на доходи фізичних осіб та військовим збором?
Щодо питань першого - третього
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу.
...до підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
...Відповідно до пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
...При цьому згідно з п. 63 Положення про організацію бухгалтерського обліку в банках України, затвердженого постановою правління Національного банку України від 04.07.2018 N 75, зі змінами, виписка з клієнтського рахунку може слугувати первинним документом, що підтверджує факт списання/зарахування коштів з/на цього/цей рахунку/рахунок клієнта, якщо вона містить такі реквізити:
1) назву документа (форми);
2) дату складання;
3) найменування клієнта/банку, прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності) фізичної особи;
4) зміст та обсяг операції (підстави для її здійснення) та одиницю її виміру за кожною операцією, відображеній у виписці з рахунку клієнта;
5) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у складанні виписки з рахунку клієнта/печатку банку.
Разом з цим відповідно до частини першої ст. 9 Закону N 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
...Враховуючи викладене, у разі якщо платник податків (працівник) для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, то вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент. Тобто, якщо зазначеним працівником не надається виписка або відомості з рахунку у випадку проведення розрахунків особистим платіжним інструментом, то дохід у вигляді суми відшкодованих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо з відповідним оподаткуванням."

Тобто, тут також ДПСУ вказує, що без виписки з карткового рахунку витрати не можуть бути проведені в обліку.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК та роз`яснення МФУ

Раді допомогти, звертайтесь ще!