Скільки часу зберігати відомості про зарплату найманих працівників

Зберігати відомості про виплату зарплати ФОПу потрібно не менше 3 років з урахуванням строків подання звітності, а переводити їх лише у фото без збереження паперових оригіналів для цілей податкового і трудового контролю небезпечно, тому паперові відомості краще лишати, а електронні копії використовувати як дубль та резерв.

Обґрунтування

1. Мінімальний строк зберігання документів ФОП – 3 роки Для ФОП як на загальній, так і на спрощеній системі строк зберігання документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, становить 3 роки (1095 днів) і обчислюється з дня подання відповідної податкової звітності, для складення якої використані ці документи, або з граничного строку її подання, якщо звітність не подано, що прямо передбачено п. 44.3 ПКУ. У відомостях на виплату готівкової зарплати містяться дані, які підтверджують оподатковуваний дохід працівників і витрати ФОПа на оплату праці, тому їх слід зберігати не менше цього строку, а у разі спорів чи перевірок — до завершення всіх процедур оскарження.

2. Застосування Переліку №578/5 до ФОП і відомостей на виплату готівки Строки зберігання документів щодо підприємницької діяльності юридичних осіб застосовуються і до ФОП, якщо інше не встановлено законом, про що прямо сказано у п. 1.4 Переліку №578/5. Для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій, зокрема касових документів, відомостей тощо, Перелік передбачає зберігання не менше строків, визначених ПКУ для податкових документів, тобто для ФОП – також не менше 3 років, а за наявності перевірок чи спорів – до їх закінчення.

3. Чи можна знищити паперові відомості, залишивши лише фото Для електронних документів постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання закон вимагає наявності паперової форми поряд з електронною, як це встановлено п. 4 Порядку №1886/5. У вашому випадку відомості спочатку створені на папері, а фотографії або скани є лише копіями, що не замінюють оригінал у разі перевірки ДПС або Держпраці. Тому знищувати паперові відомості раніше закінчення мінімального строку зберігання, залишивши тільки фото, ризиковано, краще зберігати папку з оригіналами, а електронні копії робити додатково для зручності та резерву.

Рекомендація: оптимально вести систематизовану папку з відомостями за роками й місяцями та паралельно робити якісні скани/фото, але папір викидати не раніше ніж через 3 роки після подання звітності за відповідний період і за відсутності невирішених спорів чи перевірок.

Таке поводження з вашими відомостями забезпечить мінімальний ризик під час можливих податкових або трудових перевірок.