Документи для авансового звіту при закупівлі дров у відрядженні

Ні, наданих документів недостатньо для безпечного оформлення авансового звіту та оприбуткування дров на баланс підприємства.

Основний ризик полягає у відсутності документа, який підтверджує передачу права власності на товар. Квитанція засвідчує лише факт перерахування коштів із карткового рахунку. ТТН є транспортним документом, який підтверджує переміщення вантажу та надання послуг з перевезення, але не є первинним документом для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей. Для зарахування дров на баланс необхідний первинний документ, що підтверджує придбання та передачу права власності, зокрема видаткова накладна, товарний чек або фіскальний чек РРО/ПРРО (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 ).

Крім того, існує ризик визнання компенсації доходом (додатковим благом) фізичної особи. Якщо у ТТН та документі про оплату покупцем або отримувачем зазначено фізичну особу, а не юридичну, контролюючі органи під час перевірки можуть розцінити таку операцію не як придбання товару в інтересах підприємства, а як придбання товару фізичною особою для власних потреб. У такому випадку відшкодування понесених витрат може бути кваліфіковане як додаткове благо, що призведе до необхідності утримання ПДФО (18 %) із застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512) та військового збору (5 %) (пп. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3627).

Для мінімізації податкових ризиків найкращим варіантом буде отримати від продавця видаткову накладну або інший первинний документ, у якому покупцем зазначено підприємство (або директора як уповноваженого представника підприємства). Також, за можливості, доцільно внести зміни до ТТН, зазначивши юридичну особу як вантажоодержувача.

Якщо переоформити документи у продавця неможливо, рекомендуємо видати наказ керівника про уповноваження виконавчого директора на придбання дров для господарських потреб підприємства, скласти внутрішній акт приймання-передачі (оприбуткування) товарно-матеріальних цінностей, підписаний комісією підприємства, який підтверджуватиме фактичне надходження дров на склад та їх використання у господарській діяльності. До авансового звіту (або реєстру підтвердних документів) необхідно додати квитанцію про оплату, ТТН, наказ та акт оприбуткування ТМЦ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!