Відповідь на запит ДПС: важливі нюанси перевірки документів

Ні, посилатися на те, що запит підписав начальник відділу, а не перевіряльники, і тому не відповідати, – не варто; краще надати коротку формальну відповідь, одночасно зафіксувавши порушення процедури та наполягти на взаємодії саме з призначеними посадовими особами перевірки.

Обґрунтування

1. Строки і формат взаємодії під час перевірки ТЦУ Відповідно до статті 102 Податкового кодексу України для перевірок за статтею 39 діє збільшений строк у 2555 днів, тому перевірка періодів 2019 і 2021 років є правомірною за глибиною. Перевірка ТЦУ проводиться на підставі наказу, а документи під час неї ви подаєте посадовим особам контролюючого органу, які зазначені в направленні, але робочі запити (у т.ч. щодо пояснень) можуть формально виходити і від структурного підрозділу ДПС, який супроводжує таку перевірку.

2. Що саме вам «можуть» вимагати та як це співвідноситься з правом за ст. 39 Порядок перевірок ТЦУ передбачає, що:

• платник зобов’язаний надати документи, пов’язані з предметом перевірки, протягом 10 робочих днів з дати початку перевірки (розділ III, пункт 1 наказу Мінфіну № z0361-21 «Про внесення змін до Порядку проведення перевірки…»);
• посадові особи контролюючого органу мають право отримувати додаткові документи та письмові пояснення від посадових осіб платника податків щодо питань, що стосуються предмета перевірки, у т.ч. щодо обґрунтування принципу «витягнутої руки» (розділ III, пункт 2 цього Порядку).
  Тобто запитання «хто приймав рішення щодо цін», «хто визначав принцип витягнутої руки», «хто відповідав за подання звіту» належать до пояснень у межах предмета перевірки, але ваша обов’язкова кореспонденція йде із контролюючим органом як таким, а не персонально з начальником відділу; у відповіді доцільно прямо зазначити, що інформація надається в рамках перевірки посадовим особам, визначеним у направленні, навіть якщо технічно запит підписав начальник відділу ДПС.

3. Як стисло й безпечно сформулювати відповідь Рекомендовано надати коротку письмову відповідь у загальному строку, встановленому для запитів у межах перевірки, з акцентом:

• що відповідь надається «у рамках документальної перевірки дотримання принципу «витягнутої руки» за 2019 та 2021 роки, призначеної наказом № …»;
• окремими пунктами:
  • вказати посаду та ПІБ особи (або органу/колегіального органу), яка фактично ухвалювала рішення щодо цін/комерційної політики в періоді 2019–2021 років (наприклад: директор, комерційний директор, затверджена цінова комісія);
  • зазначити, що застосування принципу «витягнутої руки» здійснювалось підприємством відповідно до статті 39 ПКУ та Порядку, затвердженого наказом № z0662-22 «Про затвердження Порядків встановлення відповідності умов контрольованої операції щодо сировинних товарів принципу «витягнутої руки»», і відповідні розрахунки та економічне обґрунтування містяться в документації з ТЦУ за 2019 та 2021 роки;
  • вказати посади відповідальних за підготовку та подання звіту про контрольовані операції й документації (зазвичай головний бухгалтер/керівник, або інша уповноважена особа за наказом).
    В кінці листа доцільно зафіксувати, що «додаткові документи та інформація, пов’язані з предметом перевірки, будуть надаватись посадовим особам контролюючого органу, які визначені в направленні на перевірку та фактично здійснюють її проведення», посилаючись на порядок взаємодії, встановлений Порядком, затвердженим наказом № z0361-21.

4. Що зробити щодо «не ходять» перевіряльники Якщо посадові особи, зазначені в направленні, фактично не з’являються, а перевірка формально не завершена і триває з 2025 року, практична тактика така:

• у відповіді на запит окремим абзацом попросити ДПС повідомити про поточний статус перевірки, дату її продовження/зупинення та заміну складу перевіряльників (якщо вона була), щоб мати можливість надавати документи безпосередньо посадовим особам, які її здійснюють;
• усю кореспонденцію надсилати в офіційному порядку, визначеному статтею 42 ПКУ (якщо у вас є заява про листування через Е-кабінет – через Е-кабінет; якщо ні – поштою з повідомленням про вручення), щоб уникнути ризиків подальших претензій щодо «ненадання пояснень» за пунктом 73.3 ПКУ.

Рекомендація: підготуйте коротку відповідь із чіткою структурою, дайте запитувані факти без розгорнутих оцінок, зафіксуйте, що взаємодія відбувається в рамках діючої перевірки ТЦУ з посадовими особами, визначеними в направленні, і паралельно контролюйте питання формального завершення або поновлення такої перевірки.