Сумнівні виплати за готель під час відрядження в Китай

Не зовсім: витрати на відрядження треба визначати за сумою в іноземній валюті за інвойсами й перераховувати за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, а гривневі суми списань/повернень за карткою та «банківські» різниці слід відобразити окремо.

Обґрунтування

1. Як визначити суму витрат на готель у гривні
Орієнтиром для витрат на проживання є сума за інвойсом у валюті, а не фактична гривнева сума списання.
Витрати, номіновані у валюті, визнають у гривні шляхом перерахунку суми в іноземній валюті за курсом НБУ на дату визнання витрат, тобто на дату затвердження авансового звіту, згідно з п. 5 НП(С)БО 21.

• За п. 1:
  – у авансовому звіті показуєте витрати на готель у сумі 820 юанів × курс НБУ на дату затвердження звіту;
  – гривнева різниця між 847 юанів (перерахованими банком) і 820 юанів (за інвойсом) – це банківські витрати, а не витрати на відрядження працівника.

2. Операція із депозитом та поверненням коштів
У другій ситуації «чисті» витрати на проживання для працівника – це сума інвойсу 338 юанів.
Депозит і його повернення – технічні операції банку/готелю, у підсумку працівник не несе за них витрат, окрім можливої різниці через конвертацію.

Рекомендований підхід до авансового звіту:

• Витрати на проживання: 338 юанів × курс НБУ на дату затвердження звіту.
• Окремо в бухобліку фіксуєте:
  • списання 618 юанів у гривні;
  • повернення депозиту 254,41 юанів у гривні;
  • різницю в юанях/гривні, яка залишилась (25,59 юанів) – як банківські витрати (комісії/курсові втрати банку), за аналогією до підходу, описаного для гривневих карток у відрядженні (банківські витрати підприємства, а не дохід працівника).

3. Різні назви контрагента в інвойсах і банківських документах
Податкові правила для неоподатковуваних відряджень вимагають:

• документів, що підтверджують вартість витрат на проживання (рахунок/інвойс готелю тощо);
• платіжних документів (виписка/відомості з рахунку, платіжна інструкція), що підтверджують оплату, згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Неспівпадіння назв у інвойсі та виписці не є критичною помилкою, якщо:

• сума в юанях збігається;
• дати операцій корелюють;
• за можливості є пояснення (лист/емейл готелю, де зазначено платіжного посередника, або примітка бухгалтера з посиланням на бронювання).

Для авансового звіту:

• додаєте інвойс готелю як документ, що підтверджує вид та суму витрат;
• додаєте банківську виписку та/або платіжну інструкцію як документ, що підтверджує оплату;
• у пояснювальній записці до авансового звіту або на звороті звіту коротко фіксуєте, що оплата здійснювалась через платіжного агрегатора (звідси різні назви контрагента).

Рекомендація:
Закріпіть у Положенні про відрядження, що:

• витрати в інвалюті відображають за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту;
• різниці між сумою за інвойсом у валюті й фактичними гривневими списаннями/поверненнями визнаються банківськими витратами підприємства за платіжними документами, а не доходом працівника.

Такий підхід дозволяє коректно оформити авансовий звіт і мінімізує податкові ризики щодо ПДФО та військового збору.