Підтвердження витрат за закордонним відрядженням без фіскальних чеків

Частково так, більшість перелічених витрат можна підтвердити без «паперового» фіскального чека, якщо є належні рахунки/поліси та банківські виписки, але для окремих операцій без документа про оплату або при повній втраті чеків (є лише копії) компенсація матиме наслідком оподаткування ПДФО та військовим збором.

Обґрунтування

1. Загальна вимога до підтвердних документів у відрядженні Витрати на відрядження не оподатковуються ПДФО та ВЗ за наявності документів, що підтверджують як факт відрядження, так і вартість понесених витрат, серед яких прямо названі: транспортні квитки/рахунки, документи від осіб, що надають послуги проживання, страхові поліси, документи щодо платіжних операцій (виписки/відомості з рахунку), інші документи, що засвідчують вартість витрат, а також, окремо, банківські виписки, якщо використовувався платіжний інструмент (пп. 170.9.1 ПКУ). Якщо підтвердних документів немає, роботодавець може компенсувати витрати, але така компенсація буде додатковим благом з оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

2. Таксі (Bolt/Uber) з електронним чеком і банківською випискою Для проїзду, у тому числі таксі, дозволеними є витрати на проїзд за місцем відрядження, а підтвердними документами визнають не лише чеки, а й маршрут-квитанції з додатків та банківські виписки, що дозволяють ідентифікувати платіж і суму, за умови виконання вимог п. 170.9 ПКУ (п. 170.9 ПКУ). Електронний чек/маршрут із додатку із маршрутом, датою, сумою плюс банківська виписка з відміткою оплати на користь сервісу таксі є достатнім підтвердженням для включення до авансового звіту без оподаткування.

3. Оренда авто, готелі, страхування: рахунок/поліс + виписка Для:

• оренди авто;
• проживання в готелях (у тому числі через Booking);
• страхових послуг;
  ПКУ вимагає одночасно документ від постачальника послуг (рахунок/договір, поліс, інвойс) та документ про оплату, якщо застосовано платіжний інструмент, у вигляді виписки/відомостей з рахунку (пп. 170.9.1 ПКУ; пп. 170.9.2 ПКУ).
  У ваших випадках:
• оренда авто: електронний договір/лист орендодавця із сумою та позначкою «оплачено карткою» + виписка банку – достатньо;
• готель через Booking: лист/квитанція від Booking про бронювання й оплату + рахунок готелю (інвойс) + виписка з рахунку – достатньо;
• інший готель: рахунок готелю + виписка з рахунку, з якої видно оплату саме цього рахунку, теж може бути прийнятий як комплект «документ постачальника + документ про оплату», навіть якщо фіскальний чек втрачено, але є ризик, що податківці будуть більш прискіпливі;
• страхування: поліс + банківська виписка, що підтверджує оплату, є повним комплектом документів без потреби окремого фіскального чека.

4. Готівкові розрахунки без чека та втрата чека Якщо розрахунок здійснено готівкою, документом, що підтверджує оплату, фактично є фіскальний чек, а сам по собі інвойс без документа про оплату не підтверджує понесені витрати, і тоді компенсація вартості проживання чи іншої послуги формує оподатковуваний дохід працівника (пп. 170.9.1 ПКУ). Копія фіскального чека без оригіналу та без додаткової банківської виписки (якщо була оплата карткою) не гарантує визнання витрати як безподаткової, особливо для готівкових платежів, тому компенсація за такими документами може бути розцінена як додаткове благо з оподаткуванням.

5. Копії чеків за пальне і інші витрати Для витрат, здійснених із застосуванням платіжної картки, обов’язковим документом є виписка/відомості з рахунку, а розрахункові документи (чеки) лише доповнюють її (пп. 170.9.2 ПКУ). Якщо пальне оплачено карткою і є банківська виписка, а оригінал чека втрачено, але є його копія, комплект «виписка + копія чека» можна використовувати як підтвердження. Якщо ж пальне оплачено готівкою і є тільки копія чека без будь-якого іншого підтвердження, існує високий ризик, що такі витрати не визнають як підтверджені для цілей неоподатковуваної компенсації.

Ризики та нюанси: У всіх «слабких» випадках (відсутній документ про оплату або лише копія чека) компенсацію краще або: прямо кваліфікувати як оподатковуваний дохід, або додатково підсилити пакетом внутрішніх документів (пояснювальна записка працівника, віза керівника, детальний маршрут/завдання), але це не знімає формальних податкових ризиків.

Для безпечної компенсації без ПДФО та ВЗ орієнтуйтеся на поєднання «рахунок/поліс/маршрут з додатку» плюс «банківська виписка або інший документ про оплату», а витрати, підтверджені лише інвойсом чи копією чека без доказу оплати, варто або оподатковувати, або формально посилювати документи, усвідомлюючи ризик.