Страхування працівників: облік, ЄСВ та податкові нюанси

Ці страхові внески можуть бути або оподатковуваним «додатковим благом» з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, або взагалі не оподатковуватись — усе залежить від того, чи є таке страхування обов’язковим за законом, чи воно повністю добровільне за рішенням роботодавця. Коефіцієнт застосовують лише при оподаткуванні ПДФО як негрошового доходу.

Обґрунтування

1. Ключова умова — обов’язкове чи добровільне страхування.
Якщо обов’язкове страхування прямо встановлене законом або підзаконним актом (наприклад, для окремих категорій водіїв, машиністів тощо), то внески сплачує роботодавець для виконання вимог законодавства. У такому разі їх не розглядають як дохід працівника і не оподатковують ПДФО, військовим збором та ЄСВ. Якщо ж страхування від нещасних випадків оформлене як добровільне за ініціативою ТОВ, без прямої законодавчої вимоги, витрати на страхування на користь працівників вважають доходом працівників.

2. Добровільне страхування від нещасних випадків = дохід працівника.
Для добровільних договорів особистого страхування працівників страхові платежі роботодавця включають до фонду оплати праці як інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Такі суми стають об’єктом для ПДФО, військового збору і ЄСВ. Вони оподатковуються в місяці перерахування внеску страховій компанії.

3. ЄСВ при добровільному страхуванні.
Оскільки внески за добровільним страхуванням входять до фонду оплати праці, вони є базою для нарахування ЄСВ за загальними правилами. Для більшості працівників застосовують ставку 22% до суми страхового платежу за кожного застрахованого працівника.

4. ПДФО, військовий збір і коефіцієнт.
Якщо страхування добровільне, сума внеску є «натуральним» доходом працівника, оскільки роботодавець платить за нього. Для ПДФО базу збільшують на «натуральний» коефіцієнт, щоб податок сплатити «зверху». Ставка ПДФО 18%, військового збору 5%. ВЗ при цьому нараховують без коефіцієнта на фактичну суму внеску. Якщо страхування є обов’язковим за законом, ні ПДФО, ні ВЗ, ні коефіцієнт не застосовують.

5. Типові проводки.
Нарахування страхового платежу як витрат роботодавця і доходу працівника відображають у складі витрат за елементом «витрати на оплату праці», аналогічно іншим виплатам:

Якщо ж страхування є обов’язковим і не утворює доходу працівника, витрати можна відносити напряму на відповідні виробничі або адміністративні рахунки, наприклад, Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 685, без проведень через 66 і без нарахування ПДФО, ВЗ і ЄСВ.

Підсумок: спершу потрібно документально визначити, чи є ваш конкретний вид страхування працівників від нещасних випадків саме обов’язковим за законом; якщо так — оподаткування немає, якщо ні — це оподатковуваний дохід з ЄСВ, ПДФО (з коефіцієнтом) і ВЗ, з відображенням через рахунок 66.