Документи для списання пального службових автомобілів ТОВ: важливі нюанси

ТОВ має списувати пальне на витрати на підставі первинних документів, що підтверджують саме використання пального в господарській діяльності: подорожніх (маршрутних) листів або іншого затвердженого внутрішнього документа про роботу авто + зведеного акта списання пального за період.

Обґрунтування

Підставою для відображення господарських операцій в обліку є первинні документи з обов’язковими реквізитами. До них належать назва документа, дата, підприємство, зміст і обсяг операції, одиниця виміру, посади та прізвища відповідальних осіб і їхні підписи. Такі вимоги встановлені для всіх первинних документів з обліку пального і поїздок службових авто.

Факт заправки на АЗС (чек, накладна, звіт за паливними картками) підтверджує лише придбання пального і його оприбуткування на субрахунок 203 «Паливо». Це ще не є підставою для списання на витрати, бо не доводить, що пальне використано саме у господарській діяльності, а не для особистих поїздок працівників.

Для підтвердження використання пального в господарських цілях застосовується подорожній (маршрутний) лист або інший внутрішній документ, затверджений наказом по підприємству. У ньому фіксуються маршрут, мета поїздки, показники спідометра, пробіг, витрата пального і залишок. Типової державної форми подорожнього листа немає, тому ТОВ розробляє власну форму, але вона обов’язково має містити всі реквізити первинного документа.

На підставі подорожніх / маршрутних листів складається акт списання пального за обраний період (зазвичай місяць). В акті узагальнюють дані про фактичні поїздки, обсяг витраченого пального (в межах затверджених норм) і визначають суму до списання з рахунку 203 у дебет відповідних рахунків витрат. Сам акт без детальних первинних документів по поїздках вважається недостатнім.

Для обґрунтування нормального рівня витрат пального ТОВ затверджує власні норми і, за потреби, коригувальні коефіцієнти внутрішнім наказом. Наявність норм і документів, що фіксують пробіг і маршрут, дозволяє довести господарський характер витрат і уникнути ризиків донарахування ПДВ та оподаткування пального як додаткового блага працівників.

Підсумовуючи, для списання пального ТОВ потрібні: документи придбання (накладні, чеки, звіти за картками) для оприбуткування та розроблені і затверджені первинні документи по роботі авто + акт списання, які разом підтверджують господарське використання пального.