Дії підприємства і співробітників після втрати трудових книжок під час агресії

Спочатку підприємство повинно офіційно зафіксувати факт знищення приміщення і документів та повідомити податковий орган, а далі оформити внутрішні акти про втрату й розпочати відновлення документів; працівники подають заяви про втрату трудових книжок і отримують дублікати на підставі наявних документів про стаж.

Обґрунтування

1. Дії підприємства щодо знищених документів і трудових книжок

Підприємству потрібно зафіксувати факт руйнування та пожежі. Для цього отримують акт ДСНС про пожежу або руйнування будівлі, довідки поліції чи військової адміністрації, витяг з ЄРДР. Ці документи підтверджують форс-мажорну подію та знищення документів і майна.

Далі слід створити внутрішню комісію наказом керівника. Комісія встановлює причини втрати, перелік знищених документів та складає акт про втрату (знищення) документів. В акті окремо фіксують відсутність архіву кадрових документів і трудових книжок та перелік працівників, чиї справи і книжки знищені.

Підприємство повинно повідомити податковий орган про втрату первинних документів у письмовій формі згідно з вимогами п. 44.5 Податкового кодексу України, вказавши дату події, обставини, перелік уражених періодів і видів документів, а також додавши наявні підтвердні акти і довідки. Це запускає 90-денний строк для відновлення документів і захищає від претензій через формальну відсутність первинки протягом цього періоду п. 44.5 Податкового кодексу України.

Одночасно підприємство проводить інвентаризацію активів і документів у зв’язку з надзвичайною подією. Інвентаризація підтверджує фактичні втрати та стає базою для подальшого обліку і можливого списання знищеного майна від 02.09.2014 №879.

Далі слід організувати відновлення кадрових документів. Керівник видає наказ про відновлення особових справ і трудових книжок. Збирають наявні електронні копії (бази обліку, табелі, відомості зарплати, скани), звітність до ПФУ/ПФУ-ЄСВ, запитують відомості з реєстру застрахованих осіб. На підставі цих даних формуються нові особові справи, накази-дублікати (прийняття, переведення, звільнення, відпустки) та інші кадрові документи тривалого строку зберігання.

2. Дії працівників, які втратили свої трудові книжки

Працівник, який втратив трудову книжку внаслідок знищення архіву роботодавця, повинен звернутися до останнього роботодавця із заявою про оформлення дубліката. Інструкція про порядок ведення трудових книжок передбачає, що в разі втрати трудової книжки роботодавець не пізніше 15 днів після заяви (або в інший строк у разі ускладнень) видає нову трудову книжку з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки № 58.

Дублікат трудової книжки заповнюють на підставі підтверджувальних документів про стаж. До них належать: накази (чи їх дублікати) про прийняття, переведення і звільнення, довідки з попередніх місць роботи, дані персоніфікованого обліку в ПФУ, архівні довідки. Загальний стаж до поточного підприємства вносять сумарно, а далі – по періодах роботи, якщо є підтвердження № 58.

Якщо попередні роботодавці ліквідовані чи знаходяться на окупованих/зруйнованих територіях, працівник може звертатись до правонаступників, трудових архівів, а при відсутності документів – до суду для встановлення стажу на підставі свідчень та непрямих доказів. Для періодів після запровадження персоніфікованого обліку страховий стаж підтверджується даними реєстру застрахованих осіб, навіть без паперової трудової книжки.

У підсумку підприємство відповідає за фіксацію факту знищення, повідомлення податкової, створення комісії та відновлення кадрового комплексу, а працівники – за подання заяв на дублікат і збір документів про свій стаж.