Документи для обліку ФОП: різниця між формами та книгами

Для ФОПа 3 групи з ПДВ обов’язково вести облік доходів і витрат за Типовою формою, затвердженою Мінфіном, а не стару «зареєстровану в податковій» книгу. Також потрібні первинні документи (договори, акти, чеки РРО/ПРРО, банківські виписки тощо).

Обґрунтування

1. Який саме облік має вести ФОП 3 групи з ПДВ

Для ФОП 3 групи, які є платниками ПДВ, облік доходів і витрат ведеться за типовою формою та в порядку, що встановлені Мінфіном. Це спеціально передбачено для таких ФОП як окремий від «довільної форми» варіант обліку. п. 296.1 ПКУ

Ця Типова форма і Порядок її ведення затверджені наказом Мінфіну від 30.11.2022 №405. Саме її ви повинні використовувати як основний реєстр обліку доходів і витрат.

2. Що таке Типова форма обліку доходів і витрат

Типова форма – це уніфікований затверджений бланк таблиці, де ФОП 3 групи з ПДВ відображає: дату отримання доходу, суму доходу (без ПДВ), ПДВ, витрати, пов’язані з діяльністю, тощо. Вона ведеться в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет. від 30.11.2022 №405

Дані цієї Типової форми використовуються для:
– заповнення декларації з єдиного податку;
– контролю бази ПДВ (податковий кредит / податкові зобов’язання);
– підтвердження доходу і витрат під час перевірок.

3. Що таке «Книга обліку доходів і витрат»

Існує два різні контексти цієї назви:

1. Стара «Книга обліку доходів і витрат» для ФОП-єдинників 3 групи з ПДВ, затверджена наказом Мінфіну від 19.06.2015 №579. Вона мала фіксовану форму, паперовий варіант підлягав реєстрації в ДПС, у ній було два розділи – «Доходи» і «Витрати». Книга обліку доходів і витрат (для платників єдиного податку третьої групи, які є платниками пода...

2. Сучасна Типова форма обліку доходів і витрат, затверджена пізнішими наказами Мінфіну (для ФОП на загальній системі – наказ від 13.05.2021 №261, для ФОП-єдинників з ПДВ – наказ від 30.11.2022 №405). Вона по суті є «книгою обліку доходів і витрат», але без обов’язкової реєстрації в ДПС і з оновленою структурою.

Після змін з 2021 року обов’язкову реєстрацію книги скасовано, і для вашої категорії ФОП діє саме Типова форма за наказом №405, а не стара «зареєстрована» книга. п. 296.1 ПКУ

4. Що саме потрібно вести ФОПу-автосервісу на 3 групі з ПДВ

1. Типову форму обліку доходів і витрат для ФОП 3 групи з ПДВ (наказ Мінфіну від 30.11.2022 №405) – у паперовому або електронному вигляді. Це ваш основний обліковий регістр. від 30.11.2022 №405

2. Первинні документи по операціях, зокрема для автопослуг:
   – договори / заявки з клієнтами;
   – наряди-замовлення, акти виконаних робіт, видаткові накладні на запчастини;
   – фіскальні чеки РРО/ПРРО при готівкових / карткових розрахунках;
   – банківські виписки по рахунках;
   – рахунки, акти від постачальників запчастин, мастил, оренди, зв’язку тощо.

3. Документи з ПДВ:
   – податкові накладні / розрахунки коригування;
   – реєстр або облік податкового кредиту і зобов’язань (на практиці – в обліковій програмі чи таблиці, але інформація має співпадати з Типовою формою і деклараціями з ПДВ).

Стару паперову «Книгу обліку доходів і витрат» за наказом №579 вести не потрібно, якщо ви не використовуєте її добровільно як внутрішній регістр. Обов’язковим для вас є ведення Типової форми обліку доходів і витрат за наказом №405 плюс повний комплект первинних документів.

Підсумовуючи, різниця така: стара «Книга» за наказом №579 – це скасований обов’язковий формат, а Типова форма за наказом №405 – чинний обов’язковий реєстр для ФОП 3 групи з ПДВ, який і потрібно вести.