Документи для обліку ФОП: різниця між формами та книгами

Вітаю! ФОП єдинщик (3 група з ПДВ). Надає автопослуги. Підкажіть, будь-ласка, які документи повинен вести в обліку? Яка різниця між: Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат та Книга обліку доходів і витрат? Що з них потрібно вести ФОПу?

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

Для ФОПа 3 групи з ПДВ обов’язково вести облік доходів і витрат за Типовою формою, затвердженою Мінфіном, а не стару «зареєстровану в податковій» книгу. Також потрібні первинні документи (договори, акти, чеки РРО/ПРРО, банківські виписки тощо).

Обґрунтування

1. Який саме облік має вести ФОП 3 групи з ПДВ

Для ФОП 3 групи, які є платниками ПДВ, облік доходів і витрат ведеться за типовою формою та в порядку, що встановлені Мінфіном. Це спеціально передбачено для таких ФОП як окремий від «довільної форми» варіант обліку. п. 296.1 ПКУ

Ця Типова форма і Порядок її ведення затверджені наказом Мінфіну від 30.11.2022 №405. Саме її ви повинні використовувати як основний реєстр обліку доходів і витрат.

2. Що таке Типова форма обліку доходів і витрат

Типова форма – це уніфікований затверджений бланк таблиці, де ФОП 3 групи з ПДВ відображає: дату отримання доходу, суму доходу (без ПДВ), ПДВ, витрати, пов’язані з діяльністю, тощо. Вона ведеться в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет. від 30.11.2022 №405

Дані цієї Типової форми використовуються для:
– заповнення декларації з єдиного податку;
– контролю бази ПДВ (податковий кредит / податкові зобов’язання);
– підтвердження доходу і витрат під час перевірок.

3. Що таке «Книга обліку доходів і витрат»

Існує два різні контексти цієї назви:

Стара «Книга обліку доходів і витрат» для ФОП-єдинників 3 групи з ПДВ, затверджена наказом Мінфіну від 19.06.2015 №579. Вона мала фіксовану форму, паперовий варіант підлягав реєстрації в ДПС, у ній було два розділи – «Доходи» і «Витрати». Книга обліку доходів і витрат (для платників єдиного податку третьої групи, які є платниками пода...
Сучасна Типова форма обліку доходів і витрат, затверджена пізнішими наказами Мінфіну (для ФОП на загальній системі – наказ від 13.05.2021 №261, для ФОП-єдинників з ПДВ – наказ від 30.11.2022 №405). Вона по суті є «книгою обліку доходів і витрат», але без обов’язкової реєстрації в ДПС і з оновленою структурою.

Після змін з 2021 року обов’язкову реєстрацію книги скасовано, і для вашої категорії ФОП діє саме Типова форма за наказом №405, а не стара «зареєстрована» книга. п. 296.1 ПКУ

4. Що саме потрібно вести ФОПу-автосервісу на 3 групі з ПДВ

Типову форму обліку доходів і витрат для ФОП 3 групи з ПДВ (наказ Мінфіну від 30.11.2022 №405) – у паперовому або електронному вигляді. Це ваш основний обліковий регістр. від 30.11.2022 №405
Первинні документи по операціях, зокрема для автопослуг:
– договори / заявки з клієнтами;
– наряди-замовлення, акти виконаних робіт, видаткові накладні на запчастини;
– фіскальні чеки РРО/ПРРО при готівкових / карткових розрахунках;
– банківські виписки по рахунках;
– рахунки, акти від постачальників запчастин, мастил, оренди, зв’язку тощо.
Документи з ПДВ:
– податкові накладні / розрахунки коригування;
– реєстр або облік податкового кредиту і зобов’язань (на практиці – в обліковій програмі чи таблиці, але інформація має співпадати з Типовою формою і деклараціями з ПДВ).

Стару паперову «Книгу обліку доходів і витрат» за наказом №579 вести не потрібно, якщо ви не використовуєте її добровільно як внутрішній регістр. Обов’язковим для вас є ведення Типової форми обліку доходів і витрат за наказом №405 плюс повний комплект первинних документів.

Підсумовуючи, різниця така: стара «Книга» за наказом №579 – це скасований обов’язковий формат, а Типова форма за наказом №405 – чинний обов’язковий реєстр для ФОП 3 групи з ПДВ, який і потрібно вести.

СК

Стефанія, консультант

експерт

24.07.2026 | 15:45

Очікує відповідь

Типова форма обліку доходів і витрат, затверджена наказом Мінфіну №261, призначена для ФОП на загальній системі оподаткування, які визначають об’єкт оподаткування як різницю між доходами та витратами (Типова форма, затверджена наказом №261 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0865-21).

Натомість ФОП на єдиному податку 3 групи з ПДВ веде іншу форму — «Типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями – платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками ПДВ», затверджену наказом Мінфіну №405 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1596-22#Text. Саме ця форма є обов’язковою для такого ФОП, і порядок її ведення визначений цим же наказом.

Книга обліку доходів і витрат як окремий документ наразі не існує, але форму за наказом 405 інколи за звичкою так називають.

У цій формі відображаються як доходи, так і витрати. При цьому витрати не впливають на об’єкт оподаткування єдиним податком, оскільки для 3 групи базою є дохід (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). Водночас відображення витрат має значення для ПДВ-обліку, оскільки підтверджує їх зв’язок з господарською діяльністю.

До податкового кредиту з ПДВ включаються суми за податковими накладними, пов’язаними з господарською діяльністю, а їх відображення у цій формі підтверджує такий зв’язок. Разом з тим у формі фіксуються і витрати, які не формують податковий кредит (наприклад, зарплата або витрати без ПДВ), що забезпечує повне відображення діяльності.

Окрім цієї форми, ФОП веде ПДВ-облік через реєстрацію податкових накладних в ЄРПН.
У ФОП мають бути в наявності первинні документи, що підтврджують операціїї, відображені в обліку - як дохідні, так і витратні.

Оскільки ви є платником ПДВ і надаєте автопослуги, ви зобов’язані підтверджувати первинними документами як отримані доходи, так і понесені витрати, а також податкові зобов'язання і податковий кредит з ПДВ (Податковий кодекс України, п. 44.1).

Документи для підтвердження доходів:

Виписки з підприємницького банківського рахунку — основний документ, що підтверджує безготівкові надходження.
Договори про надання автопослуг (паперові договори, договори-оферти чи транспортні замовлення).
Акти наданих послуг / виконаних робіт (або рахунки-фактури / інвойси після їх сплати) — засвідчують факт надання послуг.
Фіскальні чеки та Z-звіти РРО/ПРРО — якщо ви приймаєте розрахунки готівкою або через платіжні термінали (POS-термінали).

Документи для підтвердження витрат та ПДВ:

Документи від постачальників на придбання запчастин, пального, послуг ремонту тощо (акти, видаткові накладні, товарні чеки).
Зареєстровані в ЄРПН податкові накладні від постачальників (для підтвердження податкового кредиту з ПДВ) - в електронній формі.
Платіжні інструкції / банківські виписки про оплату матеріалів чи послуг.
Документи з виплати зарплати та ЄСВ (якщо у вас є наймані працівники).

Первинні документи та облікові регістри потрібно зберігати щонайменше 1095 днів (3 роки) з дня подання податкової звітності, для складення якої вони використовувалися (Податковий кодекс України, п. 44.3).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2