Списання пального для ФОП: документи та підтвердження витрат

ФОП на загальній системі — платник ПДВ має право включити вартість пального для генератора та мотокоси до складу витрат, а також зберегти податковий кредит з ПДВ. Для цього необхідно самостійно затвердити внутрішні норми витрат, вести облік відпрацьованих годин та оформлювати акти списання пального.

Законодавство не містить державних обов’язкових норм витрат пального для генераторів та мотокос. Тому ФОП має затвердити їх самостійно власністю Розпорядженням:

• На підставі техдокументації: якщо в паспорті обладнання зазначено норму витрати (наприклад, літрів на годину роботи).
• Шляхом хронометражу (замірів): якщо дані в паспорті відсутні, проводять контрольний замір використання пального за 1 годину роботи, складають Акт контрольних замірів та на його основі затверджують норму.

Для обґрунтування використання обладнання в господарській діяльності необхідно вести Журнал обліку роботи генератора / мотокоси (або деталізовані облікові листи). У ньому фіксують:

• дату та час початку/закінчення роботи;
• кількість відпрацьованих годин (або показники лічильника мотогодин);
• мету використання (наприклад: «забезпечення електроенергією магазину/офісу під час відключення світла», «косіння трави на території біля виробничого складу»).

Списання проводиться на підставі Акта на списання пального. Оскільки платники ПДВ подають звітність щомісяця, акти списання необхідно складати не рідше ніж один раз на місяць. Форму акта розробляють самостійно. Згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9, акт повинен містити обов'язкові реквізити:

• назву документа та дату складання;
• ПІБ та РНОКПП фізичної особи — підприємця;
• назву та модель обладнання;
• кількість відпрацьованих годин (мотогодин);
• затверджену норму витрати пального та фактично витрачений обсяг у літрах;
• особистий підпис ФОПа.

Згідно з Податковим кодексом України, п. 177.4.1, ФОП на загальній системі відносить вартість використаного пального до витрат лише за умови, що ці витрати безпосередньо пов'язані з отриманням доходу та підтверджені первинними документами. Податковий кредит формується на підставі податкових накладних, зареєстрованих постачальником в ЄРПН, або фіскальних чеків РРО (на суму не більше 200 грн на день без ПДВ згідно з ПКУ, п. 201.11). Якщо пальне списано в межах затверджених норм для господарської діяльності, компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ за Податковим кодексом України, п. 198.5 не нараховуються. У разі понаднормової витрати пального на суму перевитрати необхідно нарахувати компенсуючий ПДВ за ставкою 20%.

Під час перевірки контролюючий орган перевіряє правомірність формування витрат та податкового кредиту з ПДВ. Вам необхідно надати:

1. Первинні документи на придбання пального:
   Видаткові накладні від постачальників або фіскальні чеки РРО;
   Зареєстровані в ЄРПН податкові накладні.
2. Розпорядчі документи ФОПа:
   Розпорядження про затвердження норм витрат пального для генератора та мотокоси;
   Акт контрольних замірів/хронометражу (якщо норми визначалися практичним шляхом).
3. Первинні документи підтвердження роботи та списання:
   Журнали (акти) обліку відпрацьованих годин/мотогодин;
   Щомісячні Акти на списання пального.
4. Підтвердження господарського використання:
   Повідомлення за формою № 20-ОПП про об’єкти оподаткування (офіс, магазин, склад, де фактично використовуються генератор та мотокоса);
   Документи про право власності або оренди на приміщення/земельну ділянку, де проводилося косіння трави або забезпечення електроенергією.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2