Чи потрібно подавати заяву на повернення коштів у ПРРО

Достатньо заяви в електронному вигляді, якщо з неї можна однозначно ідентифікувати покупця, суму, підставу повернення і є підтвердження, що саме він її надіслав, адже форма заяви законом не визначена. Головне — щоб ця заява могла слугувати документальним підтвердженням для податкового обліку разом із фіскальними документами на повернення.

Обґрунтування

Податковий кодекс вимагає наявності листа‑заяви, але не встановлює його форму. Для ФОП‑«єдинника» суми авансу чи оплати за товар, що повертаються покупцю через повернення товару, розірвання договору або за листом‑заявою про повернення коштів, не включаються до доходу саме за наявності такого листа‑заяви. пп. 5 п. 292.11 ПКУ

Податківці наголошують, що без листа‑заяви всі повернені суми включаються до доходу. Оскільки в чеках РРО / ПРРО немає даних про особу, якій повертаються кошти, лист‑заява покупця є ключовим документом, що дозволяє не включати повернуті суми до доходу ФОП.

Форма заяви не затверджена, тож вона може бути електронною. У консультаціях прямо зазначається, що заява складається у довільній формі і може бути надіслана покупцю електронно, а підписана та повернута у вигляді скану або фото. Це означає, що вирішальним є не паперовий оригінал, а наявність тексту заяви з реквізитами покупця і доказом його волевиявлення.

Електронна заява має забезпечити ідентифікацію покупця і звʼязок з розрахунковими документами. У тексті потрібно вказати ПІБ, реквізити оплати або чеку, суму і підставу повернення, а також спосіб повернення коштів. Така заява разом з видатковим фіскальним чеком на повернення і, за потреби, актом видачі коштів (якщо повернення здійснюється готівкою понад 100 грн) формують належний пакет первинних документів.

Отже, паперовий «мокрий» підпис не є обовʼязковим, якщо електронна форма дозволяє довести факт волевиявлення покупця і забезпечує належне документальне підтвердження повернення.