Чи потрібно оформлювати повідомлення про відпустки для працівників

Повідомлення як окремий документ не є обов’язковим, якщо ви письмово повідомили працівника про дату початку щорічної відпустки за 14 і більше днів до неї шляхом ознайомлення з наказом; штраф можливий як за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі однієї мінімальної зарплати, але тільки якщо Держпраці визнає, що обов’язок повідомлення не виконано.

Обґрунтування

Закон вимагає не «повідомлення‑бланк», а письмове повідомлення про дату початку відпустки. Конкретний період щорічних відпусток у межах графіка узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР. Аналогічну норму містить ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю.

Форма такого повідомлення законом не встановлена. У профільних роз’ясненнях прямо зазначено, що повідомлення складають у довільній формі, із зазначенням виду, дати початку, тривалості відпустки і робочого року, але це може бути як окремий документ, так і інший письмовий спосіб фіксації цієї інформації ч. 11 ст. 10, ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю.

Ознайомлення з наказом за 15–16 днів до відпустки можна вважати належним письмовим повідомленням. У фахових матеріалах підкреслюється, що якщо працівника ознайомлюють з наказом про відпустку не пізніше ніж за два тижні до її початку, це може розцінюватися як виконання обов’язку з письмового повідомлення, оскільки наказ містить усі потрібні реквізити, а закон не вимагає саме окремого бланка «Повідомлення» ч. 11 ст. 10.

Ризик штрафу виникає лише якщо контролери вважатимуть, що працівника не повідомили письмово вчасно. За порушення інших вимог законодавства про працю, до яких належить і неповідомлення про дату початку щорічної відпустки, для роботодавця передбачено фінансову санкцію у розмірі однієї мінімальної зарплати за абзацом про «порушення інших вимог законодавства про працю» ст. 265 КЗпП. Якщо ж з наказу видно дату відпустки і підпис працівника про ознайомлення за 14+ днів, підстав стверджувати, що повідомлення не було, як правило, немає.

Підсумок: за вашої моделі (графік + заява + наказ з ознайомленням за 15–16 днів) окреме повідомлення не потрібне, але важливо мати на наказі дату й підпис працівника для доказу дотримання 14‑денного строку, щоб уникнути ризику штрафу у розмірі однієї мінімальної зарплати за ст. 265 КЗпП.