Чи потрібно оформлювати повідомлення про відпустки для працівників

Доброго дня. Маємо графік відпусток, відповідно до графіка заява на відпустку і наказ за 15-16 днів до відпустки, де працівник ознайомлений з умовами. Потрібно офрмлювати повідомлення про початок відпусток? Який штраф в разі відсутності?

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

Повідомлення як окремий документ не є обов’язковим, якщо ви письмово повідомили працівника про дату початку щорічної відпустки за 14 і більше днів до неї шляхом ознайомлення з наказом; штраф можливий як за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі однієї мінімальної зарплати, але тільки якщо Держпраці визнає, що обов’язок повідомлення не виконано.

Обґрунтування

Закон вимагає не «повідомлення‑бланк», а письмове повідомлення про дату початку відпустки. Конкретний період щорічних відпусток у межах графіка узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР. Аналогічну норму містить ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю.

Форма такого повідомлення законом не встановлена. У профільних роз’ясненнях прямо зазначено, що повідомлення складають у довільній формі, із зазначенням виду, дати початку, тривалості відпустки і робочого року, але це може бути як окремий документ, так і інший письмовий спосіб фіксації цієї інформації ч. 11 ст. 10, ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю.

Ознайомлення з наказом за 15–16 днів до відпустки можна вважати належним письмовим повідомленням. У фахових матеріалах підкреслюється, що якщо працівника ознайомлюють з наказом про відпустку не пізніше ніж за два тижні до її початку, це може розцінюватися як виконання обов’язку з письмового повідомлення, оскільки наказ містить усі потрібні реквізити, а закон не вимагає саме окремого бланка «Повідомлення» ч. 11 ст. 10.

Ризик штрафу виникає лише якщо контролери вважатимуть, що працівника не повідомили письмово вчасно. За порушення інших вимог законодавства про працю, до яких належить і неповідомлення про дату початку щорічної відпустки, для роботодавця передбачено фінансову санкцію у розмірі однієї мінімальної зарплати за абзацом про «порушення інших вимог законодавства про працю» ст. 265 КЗпП. Якщо ж з наказу видно дату відпустки і підпис працівника про ознайомлення за 14+ днів, підстав стверджувати, що повідомлення не було, як правило, немає.

Підсумок: за вашої моделі (графік + заява + наказ з ознайомленням за 15–16 днів) окреме повідомлення не потрібне, але важливо мати на наказі дату й підпис працівника для доказу дотримання 14‑денного строку, щоб уникнути ризику штрафу у розмірі однієї мінімальної зарплати за ст. 265 КЗпП.

ОК

Ольга, консультант

експерт

22.07.2026 | 12:46

Очікує відповідь

Якщо працівник належним чином повідомлений про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку, оформлювати окреме повідомлення не обов'язково.

Відповідно до ст. 10 Закону України «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/ed20251012#n87, роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

При цьому закон не встановлює форми такого повідомлення. Головне, щоб роботодавець міг підтвердити факт і дату ознайомлення працівника.

Тому, якщо:затверджено графік відпусток, працівник подав заяву, наказ про надання відпустки видано не пізніше ніж за два тижні до її початку та працівник ознайомлений з наказом під підпис, то вимогу ст. 10 Закону про відпустки щодо письмового повідомлення можна вважати виконаною. Оскільки законодавством не визначено конкретної форми повідомлення, тому таким повідомленням може бути, зокрема, наказ про надання відпустки, з яким працівника ознайомлено під підпис не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки.

Щодо відповідальності. Окремого штрафу саме за відсутність письмового повідомлення законодавством не встановлено. Однак відсутність письмового повідомлення розцінюється як порушення інших вимог трудового законодавства.

За таке порушення можуть бути застосовані:

фінансова санкція до роботодавця відповідно до абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1422 у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення

адміністративна відповідальність посадових осіб за ч. 1 ст. 41 КУпАП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10#n210 — штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1 700 грн).

Крім того, неповідомлення працівника за два тижні є самостійною підставою для перенесення щорічної відпустки на інший період на вимогу працівника (ст. 11 Закону про відпустки https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/ed20251012#n131).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2