Ситуація з лікарняними та звільненням працівниці за сумісництвом

Працівницю слід «повернути» в статус застрахованої особи за сумісництвом через виправлення звітності та/або лист до ПФУ, після чого домагатися формування/виправлення е‑лікарняного за сумісництвом і вже тоді подавати заяву‑розрахунок на оплату декретних за обома місцями роботи.

Обґрунтування

Допомога по вагітності та пологах надається як за основним місцем роботи, так і за місцем роботи за сумісництвом. Це прямо передбачено ст. 22 Закону №1105, яка встановлює, що допомога по вагітності та пологах застрахованим особам надається за основним місцем роботи та за місцем роботи за сумісництвом у порядку, встановленому КМУ Статтею 22 від 23.09.1999 №1105-XIV. Якщо особа фактично працює за сумісництвом і сплачується ЄСВ, вона має право на декретні також за сумісництвом.

Проблема у вашій ситуації технічна: у Реєстрі застрахованих осіб працівницю показано як звільнену за сумісництвом, тому система не формує/не прив’язує е‑лікарняний до місця роботи за сумісництвом. Аналогічні ситуації описують для декретних, коли в додатку 5 до розрахунку ЄСВ/Податкового розрахунку некоректно передано інформацію і реєстр «не бачить» людину як таку, що працює, через що лікар не може відкрити або система не може ідентифікувати ЛН за конкретним роботодавцем. У таких випадках проблему вирішують через виправлення даних у додатку 5 до Податкового розрахунку, щоб в Реєстрі знову з’явився коректний страховий статус, і тоді лікар або система можуть сформувати потрібний лікарняний за цим місцем роботи.

Щоб вийти із ситуації, потрібно:

1. Проаналізувати кадрові документи. Переконайтеся, що за внутрішнім сумісництвом працівниця не звільнялася фактично: наказів про звільнення за сумісництвом не було, або були скасовані. Якщо наказ про звільнення за сумісництвом колись дійсно видавали, його слід або:

   • скасувати заднім числом як помилковий (оформивши службове розслідування і наказ про скасування помилкового звільнення), або
   • формально «повернути» працівницю: звільнення + новий прийом, але це створює розрив у страховому стажі і може ускладнити оплату поточного ЛН за сумісництвом.

2. Виправити звітність до ПФУ/ДПС.
   Якщо помилка виникла через некоректну інформацію в додатку 5 до Податкового розрахунку (неправильно проставлена дата звільнення за сумісництвом або зайвий рядок про звільнення):

   • подайте уточнюючий Податковий розрахунок за той період, де помилково показано звільнення, з уточнюючим додатком 5, вилучивши/коригуючи запис про звільнення за сумісництвом;
   • після прийняття уточнюючого звіту дочекайтеся оновлення даних у Реєстрі застрахованих осіб (зазвичай кілька днів).

3. Комунікація з ПФУ.
   Паралельно до виправлення звітності:

   • зверніться до ПФУ через «Кабінет страхувальника» з письмовим зверненням, де опишіть ситуацію:
     • працівниця фактично безперервно працює за сумісництвом;
     • звільнення за сумісництвом у звітності було технічною помилкою;
     • підприємство подає уточнюючий розрахунок для виправлення;
   • додайте копії наказів про прийняття на сумісництво, відсутність/скасування наказу про звільнення, табелі обліку робочого часу, довідку про нарахування зарплати за сумісництвом.

4. Отримання/виправлення лікарняного за сумісництвом.
   Після того як у Реєстрі буде відновлено статус працівниці як застрахованої особи за сумісництвом:

   • попросіть працівницю звернутися до лікаря з проханням перевірити і, за потреби, внести/виправити інформацію про місце роботи у медичному висновку, щоб е‑лікарняний був сформований також для місця роботи за сумісництвом;
   • у «Кабінеті страхувальника» перевірте, чи з’явився окремий ЛН або «копія» ЛН для сумісництва (із «.1» у номері), і вже на його підставі формуйте заяву‑розрахунок за декретними за сумісництвом.

5. Подання заяви‑розрахунку за сумісництвом.
   Коли е‑лікарняний за сумісництвом з’явиться:

   • сформуйте заяву‑розрахунок для допомоги по вагітності та пологах за сумісництвом, розрахувавши середню зарплату за п. 30 Порядку №1266 окремо за сумісництвом п. 30 Порядку №1266 від 26.09.2001 №1266;
   • за потреби використайте дані з Реєстру (ОК‑5/ОК‑7), якщо попросять підтвердження доходів.

Важливо врахувати, що право на декретні за сумісництвом є, але без коректного страхового статусу в Реєстрі ПФУ технічно не зможе прийняти заяву‑розрахунок. Тому першочергово потрібно усунути помилку у звітності та синхронізувати її з фактичним станом кадрових документів, а вже потім добиватися формування е‑лікарняного за сумісництвом і подання заяви‑розрахунку.

Алгоритм дій

1. Перевірити кадрові накази щодо внутрішнього сумісництва та за потреби скасувати помилковий наказ про звільнення.
2. Визначити період, у якому помилково показано звільнення за сумісництвом у додатку 5, і подати уточнюючий Податковий розрахунок з уточнюючим додатком 5.
3. Подати до ПФУ письмове звернення із поясненням ситуації та копіями кадрових документів.
4. Після оновлення даних у Реєстрі – ініціювати у лікаря перевірку/виправлення даних про місце роботи в медичному висновку, щоб сформувався ЛН за сумісництвом.
5. Коли ЛН за сумісництвом з’явиться в «Кабінеті страхувальника», розрахувати допомогу по вагітності та пологах за сумісництвом і подати окрему заяву‑розрахунок до ПФУ.

Ризики / нюанси

1. Часові затримки. Виправлення звітності та оновлення даних у Реєстрі можуть зайняти час, відповідно, затримається й фінансування декретних за сумісництвом.

2. Формальне «звільнення‑прийняття». Якщо залишити в силі помилкове звільнення й оформити новий прийом, утворюється розрив страхового стажу за сумісництвом, що може стати підставою для відмови в оплаті поточного ЛН за сумісництвом як за періодом після «нового» прийняття. Безпечніше виправляти це саме як помилку у звітності.

3. Позиція ПФУ на місцях може відрізнятися. Місцеві органи ПФУ можуть вимагати додаткові пояснення чи документи. Варто бути готовими надати повний пакет підтверджень фактичної безперервної роботи за сумісництвом.