Як правильно нарахувати декретні виплати у 2026 році

У вашій ситуації потрібно перерахувати зарплату за дні відпустки по вагітності та пологах, нарахувати допомогу за всі 126 днів за середньою зарплатою, а «зайво» нараховану зарплату за цей період або зарахувати у рахунок декретних, або сторнувати та утримати при подальших виплатах за згодою працівниці.

Обґрунтування

1. Відпустка і допомога по вагітності та пологах надаються за лікарняним. Підставою є листок непрацездатності з причиною «Вагітність та пологи». На його підставі працівниця подає заяву, а роботодавець видає наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Така відпустка є окремим видом соціальної відпустки і оформлюється наказом. ст. 17

2. Допомога по вагітності та пологах компенсує втрату заробітку за період відпустки. За законом це страхова виплата, що компенсує втрату заробітної плати за період відпустки по вагітності та пологах і оплачується за всі дні відпустки, незалежно від того, скільки днів працівниця фактично використала до пологів. ст. 18

3. Зарплату і декретні за один і той самий період суміщати не можна. Якщо працівниця фактично працює і отримує зарплату, то за ці дні не може одночасно нараховуватися допомога по вагітності та пологах, оскільки вона призначена саме як компенсація втрати заробітку. Отже, за період 15.06.2026–30.06.2026 і далі по 18.10.2026 потрібно припинити нарахування зарплати та замінити її допомогою по вагітності та пологах. ст. 18

4. Розмір допомоги – 100% середньої заробітної плати. Допомога по вагітності та пологах надається у розмірі 100% середньої зарплати, розрахованої за правилами урядового порядку, і не залежить від тривалості страхового стажу. Ст. 19 Закону №1105

5. Середню зарплату для декретних у 2026 році рахують за Порядком №1266. Середньоденну зарплату визначають як сукупний дохід, на який нараховувався ЄСВ у розрахунковому періоді, поділений на кількість календарних днів цього періоду за мінусом днів, не відпрацьованих з поважних причин (тимчасова непрацездатність, відпустка по вагітності та пологах, відпустка по догляду за дитиною, відпустка без збереження зарплати, військова служба тощо). п. 3 Порядку №1266

6. Розрахунковий період залежить від стажу роботи у цього роботодавця. Якщо працівниця працює більше 12 місяців, беруть останні 12 повних календарних місяців до місяця настання страхового випадку. Якщо менше 12 місяців – беруть фактично відпрацьовані повні календарні місяці з першого до першого числа. Якщо менше одного місяця – період з дати прийняття до дня, що передує настанню страхового випадку. Порядку №1266

7. Формула допомоги по вагітності та пологах. Сума допомоги = середньоденна зарплата × кількість календарних днів відпустки по вагітності та пологах. Стандартно це 126 днів, а у разі ускладнення пологів або кесаревого розтину може бути продовження ще на 14 днів окремим листком, який оплачується за тією ж середньою. від 26.09.2001 №1266

8. Мінімальні та максимальні обмеження для декретних у 2026 році виконуються обов’язково. Мінімальна середньоденна допомога у 2026 році – не менше мінімальної зарплати, поділеної на середньомісячну кількість календарних днів, а при стажі менше 6 місяців – середня не може перевищувати двократний розмір мінімальної зарплати в розрахунку на місяць. Це контролюють через обмеження середньоденного заробітку. п. 5 Порядку №1266

9. Уже виплачену зарплату за період лікарняного треба скоригувати. Оскільки за дні від 15.06.2026 включно до кінця місяця працівниця формально перебуває у відпустці по вагітності та пологах, нарахована їй зарплата за цей період має бути сторнована в обліку і замінена сумою допомоги. Якщо аванс за липень охопив дні з 01.07.2026, за які також буде діяти декретна відпустка, його слід зарахувати в рахунок майбутніх декретних або утримати при подальших виплатах за погодженим із працівницею механізмом.

10. Джерело фінансування – ПФУ. Уся сума допомоги по вагітності та пологах оплачується за рахунок Пенсійного фонду України. Після розрахунку бухгалтерія подає заяву‑розрахунок до ПФУ та після надходження коштів перераховує їх працівниці. від 26.09.2001 №1266

У підсумку, коректні дії роботодавця у 2026 році полягають у тому, щоб оформити відпустку по вагітності та пологах з дати, зазначеної в е‑лікарняному, розрахувати середню зарплату за правилами Порядку №1266, нарахувати допомогу за весь період відпустки та замінити нею помилково нараховану зарплату за ці дні.

Алгоритм дій

1. Перевірити е‑лікарняний.
   Переконайтесь, що в е‑кабінеті ПФУ лікарняний з 15.06.2026 по 18.10.2026 має статус «готовий до сплати» і тип причини «Вагітність та пологи».

2. Оформити відпустку.
   Отримати від працівниці заяву на відпустку по вагітності та пологах з 15.06.2026.
   Видати наказ про надання відпустки на весь період, зазначений у листку непрацездатності.

3. Прийняти рішення про призначення допомоги.
   Уповноважена особа або комісія із соцстрахування приймає рішення щодо призначення допомоги, оформлює його розпорядчим документом та передає до бухгалтерії.

4. Визначити розрахунковий період.
   Виходячи з дати настання страхового випадку (15.06.2026), визначити розрахунковий період за правилами Порядку №1266:
   – або 12 місяців до червня 2026;
   – або фактично відпрацьовані повні місяці, якщо працівниця працює менше 12 місяців.

5. Розрахувати середньоденну зарплату.
   – Підсумувати всю зарплату, на яку нараховано ЄСВ у розрахунковому періоді.
   – Визначити кількість календарних днів розрахункового періоду.
   – Відняти дні, не відпрацьовані з поважних причин (лікарняні, відпустки тощо).
   – Середня = сума доходу / кількість днів розрахункового періоду без поважних причин.

6. Перевірити обмеження.
   – Порівняти розраховану середню із мінімально допустимою.
   – Якщо стаж за 12 місяців менше 6 місяців – перевірити, щоб середня не перевищувала максимально дозволену (з двократної МЗП).

7. Розрахувати суму декретних.
   – Сума допомоги = середньоденна зарплата × 126 к.дн. (або фактична кількість днів за лікарняним, з урахуванням можливого продовження).

8. Скоригувати вже нараховану зарплату.
   – Виявити дні, які припадають на період відпустки (з 15.06.2026).
   – Сторнувати зарплату за ці дні в обліку.
   – Якщо аванс за липень включає дні декретної відпустки – зарахувати цю суму у рахунок майбутніх декретних або провести утримання за погодженням з працівницею, щоб уникнути подвійної оплати.

9. **Под