Чи може директор і бухгалтер підписувати документи у відпустці

Так, директор і головний бухгалтер мають право підписувати документи та накладати КЕП під час перебування у відпустці, і такі документи є юридично чинними. Водночас з погляду трудового законодавства виконання роботи під час відпустки є порушенням, які можуть призвести до штрафних санкцій за ст265 КЗПП (у загальному випадку). На час військовог стану штрафи за ст.265 не застосовуютсья, якщо порушення усунене за приписом перевіряючого .

З погляду цивільного законодавства та корпоративних повноважень перебування у відпустці не припиняє повноважень директора чи головного бухгалтера.

Щодо директора, його повноваження підтверджуються відомостями Єдиного державного реєстру. Відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» https://zakon.rada.gov.ua/go/755-15 відомості ЄДР вважаються достовірними до моменту внесення до них змін. Перебування директора у відпустці не є підставою для припинення чи зупинення його повноважень, тому він залишається законним представником юридичної особи.

Верховний Суд у постановах від 08.02.2024 у справі №640/9838/19 та від 29.06.2022 у справі №400/1550/19 зазначив, що підписання документів працівником під час перебування у відпустці саме по собі не свідчить про недійсність таких документів. Вирішальне значення має наявність у особи відповідних повноважень. Тому договори, акти, видаткові накладні, податкова та фінансова звітність, підписані директором або головним бухгалтером під час відпустки, є чинними.

Водночас відповідно до ст. 74 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 та Закону України «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80 відпустка є часом відпочинку, протягом якого працівник звільняється від виконання трудових обов'язків. Якщо директор або головний бухгалтер фактично виконують роботу під час відпустки, це може розцінюватися як порушення трудового законодавства, оскільки працівник фактично працює у період, коли повинен відпочивати.

Під час подання електронної звітності чи реєстрації податкових накладних контролюючі органи перевіряють чинність кваліфікованого електронного підпису та наявність повноважень підписувача. Факт перебування особи у відпустці під час автоматизованої обробки звітності не перевіряється. Тому звітність, податкові накладні та інші електронні документи, підписані чинним КЕП директора або головного бухгалтера, приймаються за загальними правилами.

Щоб уникнути ризиків із трудового законодавства, на час відпустки директора доцільно оформити наказ про покладення його обов'язків на іншу уповноважену особу зі встановленням відповідної доплати згідно зі ст. 105 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. Такій особі необхідно оформити власний КЕП та повідомити контролюючий орган про право підпису. Передавати власний КЕП іншій особі не можна.

Якщо у відпустці директор- порядок підписання звітності викладено в ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=44577

на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований або удосконалений електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку: першим – головного бухгалтера; другим – особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»; третім – кваліфікована електронна печатка (за наявності).

Якщо у відпустці перебуває головний бухгалтер, його функції щодо підписання електронної звітності може виконувати директор, зщвітність подаєтсья з одним підписом (ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=44577)

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2