Виправлення помилок у довідці розрахунку ЄСВ для банку

Помилковий місяць у призначенні платежу не впливає на факт сплати ЄСВ, тому довідка-розрахунок тут не обов’язкова; якщо банк її все ж вимагає через те, що сума ЄСВ у платіжці менша 22% від «чистої» зарплати, заповнюйте її за стандартним алгоритмом, незалежно від помилки в місяці.

Обґрунтування

1. Помилка у призначенні платежу. Неправильний текст у реквізиті «Призначення платежу» сам по собі не створює недоїмки і не тягне штрафів, якщо правильно вказано рахунок і сплачена сума відображена в ІКП за ЄСВ або податком. Законодавством не передбачено ні відповідальності, ні можливості виправлення платником уже проведеного банком призначення платежу. ЗІР, категорія 132.01 та Порядок Мінфіну від 22.03.2023 №148 не містять норми про виправлення призначення платежу.

2. Коли потрібна довідка-розрахунок. Довідка-розрахунок потрібна лише в разі, коли сума ЄСВ у платіжній інструкції менша ніж 22% від суми коштів, що виплачуються працівникам «на руки». У такому випадку банк має право вимагати погоджену з ДПС довідку-розрахунок, яка пояснює меншу суму внеску. Це прямо передбачено п. 3 Порядку прийняття надавачами платіжних послуг платіжних інструкцій, затвердженого наказом Мінфіну від 16.09.2022 №291, далі – Порядок №291.

3. Як загалом заповнювати довідку-розрахунок. Форма встановлена у Додатку 1 Порядку №291. Заповнення за змістом рядків таке:

4. Алгоритм для вашої ситуації.

1. Перевірте ІКП по ЄСВ. Переконайтесь в Е-кабінеті, що сума ЄСВ зарахована на правильний рахунок і відображається як сплачена, незважаючи на неправильний місяць у призначенні.

2. Зіставте суму ЄСВ і зарплату. Якщо сума ЄСВ у платіжній інструкції не менша 22% від суми «чистої» зарплати, банк не має вимагати довідку за Порядок №291, і проблема саме в внутрішньому контролі банку або технічній відмові.

3. Якщо сума менша 22% і банк вимагає довідку:

   • Рядок 1 – поставте суму «чистої» зарплати, яку виплачуєте зараз.
   • Рядок 1.1 – заповнюйте лише якщо є працівники з зарплатою понад максимальну базу ЄСВ.
   • Рядок 1.2 – заповнюйте, якщо є працівники з інвалідністю, за підказками ДПС або прикладами, щоб сума рядка 3 відповідала вашому розрахунку ЄСВ за ставкою 8,41%.
   • Рядок 2 і 3 – в електронній формі розрахуються автоматично, але в паперовій рахуєте самі.
   • Рядок 4 – зазначте тільки ту переплату, яка фактично відображається за даними ІКП як переплата станом на початок звітного місяця. Якщо «переплати» ще немає в ІКП (сума вважається авансом), ставите 0.
   • Рядок 5 – це сума ЄСВ, яка має бути в новій платіжці: 2 + 3 – 4.

4. Поле «Інформація для надавача платіжних послуг». У першому полі дублюєте суму зарплати з платіжної інструкції. У другому полі вказуєте дату, номер і суму платіжної інструкції на сплату ЄСВ, сума не може бути меншою за показник рядка 5. Це поле обов’язкове, його відсутність – типова причина відмови ДПС погодити довідку.

5. Подання. Якщо подаєте в електронній формі – довідка з ідентифікатором J1330001 (для юросіб) або F1330001 (для ФОП) подається через Е-кабінет, ДПС проводить автоматичну перевірку і надсилає квитанції про прийняття або відмову.

Алгоритм дій

1. Зайдіть в Е-кабінет і перевірте інтегровану картку платника по ЄСВ, щоб підтвердити, що сплачена сума зарахована.
2. Зв’яжіться з банком і уточніть, чи саме «несплату ЄСВ» вони бачать, чи «недостатню суму» за їхнім контролем 22%.
3. Якщо банку достатньо підтвердження сплати – надайте виписку і виправляйте ситуацію без довідки-розрахунку.
4. Якщо банк наполягає на довідці через меншу суму, заповніть її за наведеним вище алгоритмом по діючій виплаті зарплати, не зважаючи на помилковий місяць у старому платіжному дорученні.
5. Подайте довідку до ДПС у паперовій формі за зразком Додатку 1 до Порядку №291 або в електронній формі, дочекайтеся погодження і повторно подайте зарплатні документи в банк.

Ризики / нюанси

Якщо через неправильне призначення утворилась саме переплата ЄСВ. Скористатися переплатою для зменшення поточної сплати можна тільки в межах суми, підтвердженої в ІКП як переплата, а не як аванс. Для повного врегулювання надалі щодо «зайвих» сум ЄСВ можна використовувати форму електронної Заява про списання помилково та/або надміру сплачених грошових зобов'язань до бюджетів та єдиного внеску до фондів загальнообов'язкового державного соціального та пенсійного страхування для ФОП або Заява про списання помилково та/або надміру сплачених грошових зобов'язань до бюджетів та єдиного внеску до фондів загальнообов'язкового державного соціального та пенсійного страхування для юросіб.

Підсумково, довідка-розрахунок заповнюється за загальними правилами Порядку №291 і не прив’язується до помилки у місяці в призначенні платежу, головне – щоб сума ЄСВ та переплати збігалася з інтегрованою карткою.