Компенсація витрат на відрядження: рішення та необхідні документи

Роботодавець може відшкодувати повну вартість квитка 1 класу, якщо це був єдиний реальний варіант дістатися до місця відрядження, і може обмежити компенсацію «назад» сумою квитка 2 класу, залишивши різницю за рахунок працівника, за умови, що таку модель прямо дозволяє або не забороняє внутрішнє Положення про відрядження.

Обґрунтування

Податкові правила не забороняють компенсувати квиток 1 класу. Для неоподатковуваних витрат на відрядження важливі дві умови: наявність зв’язку з господарською діяльністю роботодавця та документальне підтвердження фактичних витрат на проїзд, включно з електронними квитками та платіжними документами. Це випливає з підпункту «а» підпункту 170.9.1 та пункту 170.9.2 статті 170 Податкового кодексу України, які визначають, що до витрат на відрядження належать витрати на проїзд будь-яким транспортом загального користування, а підтвердженням є транспортні квитки, рахунки, багажні квитанції, а також виписки або відомості з рахунку при оплаті карткою. Такі витрати не оподатковуються за наявності підтвердних документів та зв’язку з відрядженням, незалежно від «класу» квитка, якщо внутрішнім положенням роботодавця це не обмежено Податковий кодекс України.

Внутрішнє Положення може встановлювати жорсткіші правила. Для небюджетних підприємств обмеження щодо класу проїзду встановлюються саме внутрішніми документами, а не Податковим кодексом. Податкове законодавство дозволяє визначати обсяг компенсацій роботодавцем, а обмеження в Положенні про відрядження є елементом трудових відносин. Якщо Положення прямо забороняє відшкодовувати квитки 1 класу, але в конкретній ситуації інших варіантів не було, роботодавець формально може або: 1) відшкодувати повну вартість квитка 1 класу як виняток за окремим погодженим рішенням керівника, при цьому витрати залишаться неоподатковуваними за наявності підтвердних документів і зв’язку з відрядженням, або 2) змінити / доповнити Положення, передбачивши винятки, коли допускається 1 клас за службовою необхідністю. Головне, щоб рішення було належно оформлене і не виглядало як виплата особистої вигоди працівнику.

Компенсація «лише в межах квитка 2 класу» є податково безпечною. Податкові норми не вимагають компенсувати працівнику усі його витрати. Вони лише визначають, що компенсовані документально підтверджені витрати на проїзд у межах службового відрядження не є оподатковуваним доходом. Отже, якщо роботодавець за своїм Положенням обмежує компенсацію до вартості квитка 2 класу, а працівник добровільно доплачує різницю, то: 1) компенсована частина не оподатковується як додатковий дохід, 2) невідшкодована різниця взагалі не проходить через роботодавця і не створює податкового об’єкта. Це узгоджується із загальним підходом пункту 170.9 статті 170, за яким оподатковується лише надміру витрачена й не повернена або не підтверджена сума, а не «некомпенсовані» працівнику витрати Податковий кодекс України.

Неоподатковуваність зберігається, якщо витрати вписуються в перелік дозволених і підтверджені документами. Норма пункту 170.9.1 чітко встановлює, що до неоподатковуваних витрат на відрядження належать витрати на проїзд, включаючи перевезення багажу та бронювання квитків, а також інші документально оформлені витрати, пов’язані з відрядженням. Витрати не включаються до оподатковуваного доходу лише за наявності підтвердних документів, які засвідчують вартість таких витрат, зокрема: транспортних квитків, транспортних рахунків, багажних квитанцій, документів від перевізників або готелів, страхових полісів, а також виписок або відомостей з рахунку з інформацією про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент Податковий кодекс України.

Вимоги до підтвердних документів у ваших двох ситуаціях. Для квитка «туди», коли інший клас недоступний, потрібно мати: наказ про відрядження із зазначеним маршрутом і датами, транспортний квиток 1 класу (паперовий або електронний) з маршрутом і вартістю, а при оплаті карткою або безготівково ще й документ банку: виписку або відомості з рахунку, які підтверджують виконання платіжної операції. Для квитка «назад», коли компенсується лише вартість квитка 2 класу при фактичній поїздці 1 класом, потрібні: наказ про відрядження, фактичний квиток 1 класу (як первинний документ за поїздку), підтвердження оплати (чек, виписка), а також внутрішнє обґрунтування у Положенні або окремому наказі, що компенсація здійснюється не більше тарифу 2 класу, з розрахунком суми до відшкодування. За наявності таких документів компенсована частина вартості квитка залишиться витратами на відрядження без ПДФО і військового збору, оскільки вона відповідає визначеному в пункті 170.9.1 переліку дозволених витрат і належно підтверджена Податковий кодекс України.

Підсумково, ключове рішення – за роботодавцем через внутрішні документи. Для «єдиного доступного» квитка 1 класу доцільно або прямо передбачити у Положенні виняток, або оформити разове рішення керівника, що дозволяє відшкодувати повну вартість як службово необхідну. Для поїздки назад безпечніше чітко прописати у Положенні, що відшкодовується вартість проїзду не вище тарифу 2 класу, а працівник за бажанням може придбати дорожчий квиток за власний рахунок. За належного документування обидва варіанти не створюють для працівника оподатковуваного доходу, а для роботодавця – надмірних податкових ризиків.