Порядок погашення боргів за авансовими звітами працівників підприємства

Так, підприємство має право відшкодовувати працівникові витрати, понесені ним за власні кошти для потреб підприємства. Погасити таку заборгованість можна шляхом безготівкового перерахування коштів із поточного рахунку підприємства безпосередньо на особисту (зокрема зарплатну) картку працівника.

Відповідно до Цивільного кодексу України, ст. 1160 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n5443, особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, має право на відшкодування фактично понесених витрат. Якщо працівник придбав товари чи оплатив послуги для господарських потреб роботодавця за власні гроші, підприємство зобов’язане компенсувати йому ці витрати після їхнього схвалення керівником.

Для отримання компенсації працівник надає до бухгалтерії «Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт» (авансовий звіт) або заяву у довільній формі. До звіту обов'язково додаються оригінали документів, які підтверджують як факт придбання ТМЦ/послуг, так і факт їх оплати (фіскальні чеки РРО/ПРРО, товарні чеки, квитанції до прибуткового касового ордера тощо). Тільки видаткової накладної для підтвердження оплати недостатньо.

Якщо витрати підтверджені документально та схвалені керівником як такі, що здійснені в інтересах компанії, сума компенсації не оподатковується ПДФО та військовим збором згідно з Податковим кодексом України, пп. 165.1.11. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3699

Законодавство не обмежує роботодавця у виборі форми виплати компенсації. Виплата може здійснюватися як готівкою з каси, так і в безготівковій формі на рахунок працівника.

Перерахування суми відшкодування з поточного рахунку підприємства на особисту банківську картку працівника (зокрема ту, на яку він отримує заробітну плату) є абсолютно законним і безпечним способом.
Перевага безготівкових розрахунків: На відміну від виплати готівкою з каси (де діє обмеження Національного банку України у розмірі до 50 000 грн на день для розрахунків з однією фізичною особою), безготівкові перекази на карткові рахунки не мають обмежень щодо граничної суми виплати протягом одного дня.

Щоб у контролюючих органів не виникало спокуси трактувати закупівлю за власні кошти як купівлю-продаж активів між підприємством та фізичною особою (що тягне за собою вимогу утримати ПДФО 18% та військовий збір 5%), намагайтеся заздалегідь видавати працівникам аванс на господарські потреби або відрядження.

Якщо ж оплата за власний кошт уже відбулася, обов’язково оформлюйте авансовий звіт, додавайте оригінали платіжних документів і затверджуйте його наказом керівника, що підтверджує господарську спрямованість витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2