Помилка паспорта співробітника у Додатку 1 та 5: рішення

Спочатку потрібно з’ясувати, чи працівник має ІПН (РНОКПП) у Державному реєстрі, а вже потім або виправляти звітність через уточнюючі додатки, або коригувати дані паспорта як особи без ІПН.

Обґрунтування

Ядро проблеми у тому, що в додатках 1 і 5 система контролю ДПС не приймає реквізити документа працівника. Це означає, що дані про ІПН / паспорт у звіті не збігаються з даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків.

Спочатку з’ясуйте статус працівника. Якщо він дійсно відмовився від ІПН, у паспорті має бути офіційна відмітка про відмову. У такому разі в усіх звітах замість ІПН використовують номер паспорта. Якщо відмітки про відмову немає, працівник зобов’язаний мати ІПН і його потрібно відобразити у звіті.

Далі дійте залежно від ситуації.

1. Якщо ДПС не надсилала протокол помилок по цьому працівнику, а в реєстрі дані збігаються, то уточнюючі додатки можна не подавати.
2. Якщо є повідомлення з кодом помилки щодо ІПН / паспорта, потрібно:

• з’ясувати правильні дані працівника (ІПН або номер паспорта з відміткою «відмова»);
• подати уточнюючий Податковий розрахунок за кожен місяць, де була помилка, включивши тільки рядки по цьому працівнику в Додатку 1 і Додатку 5;
• у кожному додатку продублювати помилковий рядок та вилучити його через відповідну ознаку (для Д1 – графа 25 = «1», для Д5 – графа 20 = «1»), а потім додати новий рядок з правильними реквізитами і ознакою «0».

Якщо в додатку 5 не вдається «зняти» старий рядок. Помилка часто пов’язана з тим, що рядок на виключення не ідентичний раніше поданому. Потрібно повністю скопіювати всі символи з первісного помилкового Д5 (прізвище, серія/номер паспорта, пробіли, регістр букв тощо) і тільки змінити ознаку в графі 20 на «1». Після цього окремим рядком внести правильні дані з ознакою «0».

Підсумок: спершу перевіряєте, чи працівник реально без ІПН і чи є відповідна відмітка в паспорті, потім виправляєте помилкові реквізити через уточнюючі додатки, вилучаючи старі рядки ознакою «1» та додаючи правильні з ознакою «0».