Вирішення проблеми з подорожніми листами без показників спідометрів

Для підтвердження використання автомобілів у господарській діяльності за період з 01.01.2025 по 31.03.2025 доцільно оформити наказ керівника, пояснювальні записки відповідальних осіб та комісійний акт із розрахунком показників спідометра. Це допоможе документально обґрунтувати пробіг і списання пального під час податкової перевірки.

Відсутність показників спідометра в подорожніх листах може бути розцінена контролюючими органами як недостатнє документальне підтвердження використання пального у господарській діяльності. У такому разі існує ризик невизнання витрат на пальне та амортизацію, нарахування компенсуючих податкових зобов'язань з ПДВ відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, а також визнання вартості використаного пального додатковим благом працівників згідно з пп. 164.2.17 ПКУ.

Оскільки типові форми подорожніх листів законодавством не застосовуються, підприємство самостійно визначає форму первинних документів відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17. Сам факт відсутності окремих реквізитів у подорожньому листі не є безумовною підставою для невизнання господарської операції, якщо її здійснення підтверджується іншими належними первинними документами.

Для документального підтвердження пробігу за період з 01.01.2025 по 31.03.2025 доцільно визначити показники спідометра станом на 31.12.2024 та 01.04.2025. Різниця між ними підтверджує фактичний пробіг автомобіля за І квартал 2025 року.

На підставі цих даних комісія підприємства може скласти акт відновлення (розрахунку) показників спідометра, у якому зазначити загальний пробіг за відповідний період, розподіл пробігу за маршрутами чи днями з урахуванням подорожніх листів, товарно-транспортних накладних, наказів на відрядження, GPS-звітів (за наявності) та інших первинних документів, а також розрахунок витрат пального відповідно до затверджених на підприємстві норм.

Водії та інші відповідальні особи можуть надати пояснювальні записки, у яких зазначити, що в період з 01.01.2025 по 31.03.2025 показники спідометра не були внесені до подорожніх листів через технічну або організаційну помилку, хоча автомобілі використовувалися виключно у господарській діяльності, що підтверджується іншими первинними документами.

Керівнику доцільно видати наказ про затвердження висновків комісії, результатів розрахунку показників спідометра за зазначений період та долучення акта відновлення показників спідометра до відповідних подорожніх листів як їх невід'ємної частини.

Окремо варто перевірити наявність інших документів, які підтверджують використання автомобілів у господарській діяльності: товарно-транспортних накладних, наказів на відрядження, документів на отримання пального, звітів GPS-моніторингу (за наявності), актів виконаних робіт та інших первинних документів. Саме їх сукупність може підтвердити реальність господарських операцій навіть за відсутності окремих реквізитів у подорожніх листах.

Раді допомогти, звертайтесь ще!