Вирішення проблеми з трудовою книжкою при прийнятті на роботу

Так, ФОП має повне право і повинен за вимогою працівниці внести запис про прийняття на роботу, навіть якщо у її паперовій трудовій книжці відсутній запис про звільнення з попереднього місця роботи.

Чинне законодавство про працю не зобов'язує нового роботодавця контролювати або перевіряти наявність усіх необхідних записів, які мав внести попередній роботодавець, але роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Це підтверджує Міністерство економіки України у своєму Листі від 08.11.2023 р. № 4706-05/60275-09.

Новий роботодавець не має права відмовити у прийнятті на роботу через помилки чи недоліки в оформленні паперової трудової книжки попередніми роботодавцями.

Відповідно до Закону України № 1217-IX від 05.02.2021 р. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text в Україні запроваджено електронний облік трудової діяльності. Паперова трудова книжка зараз ведеться і заповнюється виключно на вимогу працівника згідно ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314 Якщо працівниця вимагає внести запис у паперову трудову, зробіть це. Важливо:

- не пропускайте рядків і не залишайте порожнього місця чи номерів під "майбутній" запис про звільнення;

- пишіть свій запис під наступним порядковим номером одразу після останнього наявного запису.

Згідно із Законом України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1058-15#Text , страховий стаж з 01.01.2004 обліковується виключно в електронному Реєстрі застрахованих осіб на підставі звітів роботодавців. Отже, дані після 2004 року вже є в системі і додаткового підтвердження через трудову книжку не потребують.

Оскільки стаж працівниці починається з 2003 року, дані до 01.01.2004 р. підтверджуються виключно паперовою трудовою книжкою і потребують оцифрування.

Подати документи може як роботодавець через особистий кабінет страхувальника, так і працівник через особистий кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ.

При скануванні через вебпортал ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/ необхідно відправити:

- Всі сторінки з записами;

- Формат: JPG або PDF, кольорові, до 1 МБ кожен файл.

Законом України від 05.02.2021 р. №1217-IX встановлено 5-річний перехідний період (10.06.2021 - 10.06.2026) для оцифрування паперових трудових книжок та передачі даних до ПФУ. Попри те, що дата офіційного дедлайну вже минула, ПФУ продовжує приймати скани трудових. Говорили про це у статті «Чи продовжили строк оцифрування трудових книжок після 10 червня 2026 року» https://7eminar.ua/news/21083-ci-prodovzili-strok-ocifruvannya-trudovix-knizok-pislya-10-cervnya-2026

Також багато корисної інформації у статтях «Оцифрування паперової трудової книжки до 10.06.2026» https://7eminar.ua/news/5992-ocifruvannya-paperovoyi-trudovoyi-knizki та «Трудова книжка не оцифрована: що буде після 10.06.2026» https://7eminar.ua/news/20036-trudova-knizka-ne-ocifrovana-shho-bude-pislya-10062026

Раді допомогти, звертайтесь ще!