Помилка в оформленні трудових відносин працівника на ФОП

Помилка «Особа не перебуває в трудових відносинах із страхувальником» на порталі ПФУ означає, що система на момент звернення не бачить підтвердженого зв'язку між працівником та вашим ФОП у Реєстрі застрахованих осіб.

Алгоритм контролю вебпорталу ПФУ перевіряє наявність трудових відносин за даними звітних відомостей (Об’єднана звітність, Додаток Д1, Додаток Д5) впродовж останніх 5 місяців включно з місяцем звернення.

Квартальний звіт подавався у квітні за січень–березень. Але станом на червень 2026 р. у ПФУ фактично відсутні дані за квітень і травень (місяці, за які звітність ще не подавалась). Система не бачить актуального підтвердження, звідси помилка.

Також існують інші причини виникнення помилки «Особа не перебуває в трудових відносинах із страхувальником», а саме:

- внесено некоректні персональні дані співробітника: невірно вказано РНОКПП (ідентифікаційний код), ПІБ або дату народження у звітах;

- затримка оновлення даних: після подання звітності дані надходять до ПФУ з певною затримкою (ФОПи звітують за календарний квартал та мають граничний строк подання 40 календарний днів після закінчення кварталу. Звітний період: I квартал 2026 р. ( січень - березень 2026), граничний строк подання Об'єднаного звіту: не пізніше 11 травня 2026 р. Дані з'являться раніше кінця травня - початку червня 2026 року, після обробки квартальної звітності);

- технічна помилка системи ПФУ: портал або Реєстр можуть тимчасово не відображати актуальні дані. Особливо після оновлень програмного забезпечення ПФУ.

Для того, щоб обійти помилку та не втрачати час, працівник може самостійно завантажити скани трудової книжки через Особистий кабінет ПФУ, а роботодавець може надати допомогу, зробивши скан-копії документів та надавши інструкцію, як завантажити самостійно.

Для цього працівнику достатньо:

1. Зайти на вебпортал електронних послуг ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою власного КЕП, Дія.Підпис або BankID;

2. Відкрити у меню ліворуч розділ «Комунікації з ПФУ», далі обрати «Відомості про трудові відносини»;

3. Заповнити анкету та прикріпити кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової, а також при потребі додатково скани необхідних документів. У фізичних осіб система не вимагає жорсткої прив'язки до поточного роботодавця під час завантаження.

Детальніше про те, «Як самостійно завантажити скан-копію трудової книжки через вебпортал ПФУ» у статті за посиланням https://7eminar.ua/news/730-yak-samostiino-zavantaziti-skan-kopiyu-trudovoyi-knizki-cerez-vebportal-pfu

Ще багато цікавої інформації у статтях «Чи вплине на страховий стаж не оцифрування трудової книжки до 10 червня 2026 року» https://7eminar.ua/news/13427-ci-vpline-na-straxovii-staz-ne-ocifruvannya-trudovoyi-knizki-do та «Помилки при оцифруванні трудової книжки: коли звертатись до ПФУ, а коли до роботодавця» https://7eminar.ua/news/20631-pomilki-pri-ocifruvanni-trudovoyi-knizki-koli-zvertatis-do-pfu-a

А у модулі 6 курсу «Професія. Бухгалтер-ФОП: від перших звітів до власної справи» https://7eminar.ua/events/5769/14395 Тетяна Гуль розповідає про всі тонкощі ведення кадрів у роботодавця-ФОП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!