Оформлення передачі SIM-карток та оплати мобільного зв’язку працівникам

Так, передати працівникам SIM-картки для використання у власних телефонах можна, але необхідно документально підтвердити службовий характер використання мобільного зв’язку. Інакше оплата послуг зв’язку може розглядатися як додаткове благо працівника з оподаткуванням ПДФО 18% та військовим збором 5%.

Перед передачею SIM-карток доцільно списати старі телефони з обліку. Для цього керівник видає наказ про створення комісії та проведення списання у зв’язку з моральним зносом або технічною непридатністю. Комісія оформлює акт на списання, у якому фіксується неможливість подальшого використання майна. У бухгалтерському обліку відображається списання накопиченого зносу та первісної вартості об’єкта. Якщо залишкова вартість дорівнює нулю, податкові зобов’язання з ПДВ не виникають.

Оскільки працівники використовуватимуть власні мобільні телефони, підприємству бажано оформити корпоративний договір із оператором мобільного зв’язку. Також варто затвердити внутрішнє Положення про використання мобільного зв’язку, де передбачити, що SIM-картки надаються виключно для виконання службових обов’язків, визначити порядок їх використання та заборонити використання корпоративного зв’язку для особистих потреб.

Керівнику доцільно видати наказ із переліком посад або конкретних працівників, яким передаються SIM-картки у зв’язку з виробничою необхідністю. Передачу кожної SIM-картки слід оформити окремим актом приймання-передачі із зазначенням номера телефону або іншого ідентифікатора картки та особи, якій вона передається.

Для підтвердження понесених витрат необхідно зберігати рахунки оператора мобільного зв’язку. Первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. За наявності деталізації послуг зв’язку такі документи додатково підтверджуватимуть господарський характер витрат.

Якщо службове використання мобільного зв’язку підтверджено договором, наказом, положенням та іншими документами, вартість послуг зв’язку не включається до оподатковуваного доходу працівника. Якщо ж буде встановлено використання зв’язку для особистих потреб, зокрема під час відпустки або в інших випадках, вартість таких послуг розглядатиметься як додаткове благо відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. У такому разі необхідно утримати ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,21951 згідно з п. 164.5 ПКУ та військовий збір 5%.

У разі використання послуг мобільного зв’язку в особистих цілях підприємство також повинно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ, оскільки такі послуги використовуються поза межами господарської діяльності.

У Положенні про мобільний зв’язок доцільно передбачити, що працівники використовують власні мобільні телефони як технічний засіб для роботи з корпоративними SIM-картками, а підприємство оплачує виключно вартість послуг мобільного зв’язку, необхідних для виконання службових обов’язків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!