Витрати на підрядників за кордоном: нюанси податку та оформлення

Так, ТОВ може оплатити проїзд і проживання підрядників-ФОПів, але для таких ФОПів це буде додатковим благом із ПДФО 18% з натуральним коефіцієнтом та військовим збором 5%, а для ТОВ — витратами на збут за наявності ділової мети.

Оскільки ФОПи не є працівниками ТОВ, така поїздка не є відрядженням у трудовому розумінні, а гарантії щодо відшкодування витрат на відрядження, передбачені ст. 121 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, на них не поширюються.

Вартість безоплатно оплаченого для ФОПа проїзду та проживання включається до його загального місячного оподатковуваного доходу як додаткове благо згідно з пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. ТОВ у такому разі є податковим агентом і повинне нарахувати, утримати та сплатити ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,21951 за п. 164.5 ПКУ, а також військовий збір 5% без натурального коефіцієнта. У додатку 4ДФ такий дохід відображається з ознакою «126».

Для ТОВ такі витрати можуть обліковуватися як витрати звітного періоду. Якщо мета поїздки полягає у представленні послуг, деталізації побажань замовників, залученні нових клієнтів та проведенні переговорів, такі витрати належать до витрат на збут, рахунок 93, відповідно до п. 19 НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text. При цьому ТОВ повинне мати підтвердження розумної економічної причини поїздки згідно з пп. 14.1.231 ПКУ: наказ про проведення рекламного або маркетингового заходу за кордоном, програму зустрічей, листування з іноземними замовниками, звіт про результати поїздки, підписані контракти, протоколи про наміри тощо.

Фіксувати такі витрати краще не як представницькі, а у положенні про маркетингову політику або положенні про збут. Представницькі витрати зазвичай стосуються прийому й обслуговування представників інших підприємств, а не направлення власних підрядників у поїздки. Якщо застосовувати положення про представницькі витрати, Норми №1026 для комерційних підприємств мають рекомендаційний характер.

Найбезпечніший варіант — передбачити такі витрати у вартості послуг ФОПа: збільшити суму винагороди за договором на вартість квитків і проживання, а ФОП самостійно оплачує дорогу та готель. У такому разі ТОВ не оподатковує ці суми як додаткове благо, а ФОП сплачує податки у межах свого режиму оподаткування, наприклад єдиний податок 5% або 1% військового збору для 3 групи.

Якщо ТОВ напряму сплачує готелю або перевізнику за ФОПа, таку оплату потрібно оформити як додаткове благо ФОПа з утриманням ПДФО 18% і військового збору 5%. До договору з ФОП слід укласти додаткову угоду, в якій зазначити, що поїздка є частиною виконання завдання, наприклад участю у переговорах як технічного спеціаліста.

Якщо ФОПи фактично їздять за розпорядженням ТОВ, виконують роботу за графіком компанії та отримують повну компенсацію витрат, існує ризик перекваліфікації цивільно-правових відносин у трудові, що може призвести до штрафів Держпраці та донарахування ЄСВ 22% за Законом про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17.

Раді допомогти, звертайтесь ще!