Оприбуткування недостачі сировини: коригування митних платежів та ПН

Оприбуткування ви здійснюєте на ті ж рахунки обліку, на які зазвичай оприбутковуєте такі ТМЦ в залежності від напрямку його подальшого використання.
Якщо це сировина, то рахунок обліку буде 201, якщо товар - 281.

Фактично на підставі акту приймання-передачі ви можете оприбуткувати фактично отриманий товар, без урахування недостачі. Такий акт прийому передачі складають матеріально-відповідальні особи, які такий товар приймали.
При цьому суму недостачі ви оформлюєте як претензію чи кредит-ноту і якщо оплати ще не було, то в обліку у вас будуть відображені лише фактичні взаєморозрахунки на отриманий товар, а сама претензія (кредит-нота) буде підтвердженням того, чому сума в інвойсі не співпадає з фактом оприбуткування.

Що стосується коригування в частину ПДВ, то тут вам варто уточнити з брокером, чи буде оформлюватися аркуш коригування до митної декларації (як постійної, так і тимчасової) на підставі такої кредит-ноти.
Якщо так, то в такому випадку ви визнаєте податковий кредит в повній сумі саме на підставі ВМД в травні, а потім зменшуєте його на підставі проведеного аркушу коригування в періоді його оформлення.

Якщо ж коригування митних платежів не буде, то в такому разі на ту частину товару, який ви фактично не отримали, але скористалися по ньому податковим кредитом, вам потрібно не пізніше останнього числа місяця - не пізніше 31.05.2026 року - скласти компенсуючу ПН з типом причини 13 на підставі п.198.5 ПКУ як на такий, що використаний в негосподарській діяльності.
Хоча фактично ви такий товар і не могли використати, бо просто його не отримали, але причина коригування в такому випадку виглядає саме так.

Щодо бази оподаткування, то в пп.188.1 ПКУ вказано, що база оподаткування операцій з постачання товарів/послуг не може бути нижче ціни придбання таких товарів/послуг.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551

Тобто, в ПКУ чітко вказано, що базою буде ціна придбання, тобто ціна за накладною (інвойсом) постачальника. Хоча на практиці податківці інколи трактують, що до такої бази потрібно додавати мито та інші платежі, що формують саме первісну вартість.

Тому не буде мати значення, чи такі ТМЦ відображені у вас в постійній, чи тимчасовій митній декларації, адже такі ВМД дають вам право на податковий кредит в періоді їх складання. Це прописано в п.198.6 ПКУ і підтверджують податківці в ЗІР (категорія 101.13). https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=35163

Таким чином, якщо ви будете оформлювати аркуш коригування, то компенсуючої ПН у вас не буде.
Якщо ж такого аркушу коригування не буде, то тоді не пізніше 31.05.2026 ви повинні скласти ПН з типом причини 13.

Раді допомогти, звертайтесь ще!