Облік повернення авіаквитків та податкові ризики відрядження працівника

1. В обліку мають бути проведення:

Дт 372 Кт 312 - відображено підзвітну суму в момент оплати квитка

Дт 92 (91, 93) Кт 372 -списано вартість квитка на витрати.

Дт 312 Кт 719 (або 377) - зарахування коштів від перевізника

Дт 377 Кт 92 (метод «сторно») кориуквання витрат на суму повернення.

Оскільки кошти зараховуються на валютний рахунок, підприємству необхідно перерахувати суму в гривні за курсом НБУ на дату зарахування коштів. Отриманий гривневий еквівалент може відрізнятися від суми, що була сплачена за квиток раніше. Така різниця списується на операційні доходи (Кт 714) або витрати (Дт 945) від зміни курсу валют.

Додаткове благо у працівника не виникає, оскільки повернення коштів за авіаквиток здійснено безпосередньо на валютний рахунок підприємства, а не на особистий рахунок працівника. Тобто відсутній факт економічної вигоди для фізичної особи, оскільки працівник не скористався послугою (квитком) і не залишив кошти собі.
Отже, оподаткування ПДФО та військовим збором не буде.

3. Щоб у податкових органів не виникло запитань щодо «непідтверджених витрат» або «додаткового блага», необхідно підготувати такий пакет документів:

Наказ (розпорядження) керівника про зміну маршруту або часткове скасування відрядження (або службова записка працівника з поясненням причин повернення квитка).

Бухгалтерська довідка, у якій розписано:дату та суму первинної оплати; дату та суму повернення, розрахунок курсових різниць.

Виписка банку за валютним рахунком, що підтверджує надходження коштів від перевізника/сервісу бронювання.

Документ від перевізника, що підтверджує суму утриманого штрафу та суму до повернення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!