Витрати на відрядження: порядок відшкодування та документи для підтвердження

Термін виплати авансу на відрядження для небюджетних підприємств на законодавчому рівні не встановлений.

Відповідно до п.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20260101#n719 Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Для небюджетних підприємств в законодавстві відсутня пряма норма щодо виплати коштів безпосередньо перед відрядженням, однак на думку Мінсоцполітики за відправлення у відрядження без авансу мають застосовуватися фінансові санкції за статтею 265 КЗпП в розмірі однієї мінімальної зарплати, а посадові особи притягатися до адміністративної відповідальності за статтею 41 КУпАП (лист від 07.11.2013 № 998/13/155-13).

Ні, одного наказу недостатньо. Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965). Якщо підтвердних документів не буде, добові підлягають оподаткуванню.

Суму добових можна віднести на витрати, якщо відрядження пов'язано з господарською діяльністю. Якщо немає договорів чи офіційних запрошень, господарську спрямованість поїздки підтверджують внутрішніми документами. Наприклад, звіт про виконану роботу. Працівник має детально розписати свої дії: з якими компаніями проводив зустрічі, кому презентував продукцію, які рекламні матеріали передав, які контакти отримав.

Службова записка, яка подається на ім'я керівника до початку відрядження з обґрунтуванням необхідності пошуку нових партнерів саме в цьому регіоні/місті.

Раді допомогти, звертайтесь ще!