Ведення особових справ працівників дистанційно: чи можливе це

Прямої відповідальності за неведення особових карток або відсутність у них деяких даних чинним законодавством не передбачено. АЛЕ, якщо роботодавець не веде кадровий облік, або вказав не всю інформацію (яка має бути і передбачена іншими нормами законодавства), фахівці Держпраці можуть застосувати до нього санкції на основі ч. 2 ст. 265 КЗпП (за порушення інших вимог трудового законодавства) та накласти штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати. Як показує судова практика, порушенням вважається відсутність особових карток, відсутність підписів працівників у розділах «Призначення і переведення» та «Дата і причина звільнення (підстава)». Такі порушення перевіряючі кваліфікують як інші порушення вимог законодавства про працю і притягають до відповідальності. За інші порушення, наприклад немає фото, не зазначене останнє місце роботи, освіта, на нашу думку штрафу не буде.
Вести особову карту в електронній формі не заборонено, але все рівно такий документ має зберігатися в паперовому вигляді також. Згідно з вимогами архівного законодавства та законодавства у сфері електронного документообігу, роздруковувати та засвідчувати належним чином паперові копії електронних документів слід лише в тому разі, якщо ці документи мають постійний та тривалий (понад 10 років) строк зберігання (Наказ від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text )
Так, для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважена особа виготовляє паперові копії таких документів, які вона засвідчує (абз. 7 ст. 193 розд. VI Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55).
Зокрема, це накази з кадрових питань про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, оплату праці, зміну біографічних даних, надання відпустки без збереження заробітної плати та деяких видів соціальних відпусток тощо, строк зберігання яких становить 75 років згідно зі пунктом «б» статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 .
Але це не обов’язково робити одразу після підписання відповідних документів. Зазвичай роздруковують та засвідчують паперові копії вже після закриття електронної справи по завершенні діловодного року. А особові справи працівників (якщо вони також ведуться в електронному вигляді), слід роздруковувати лише після звільнення працівників, так як особові справи також мають тривалий строк зберігання – 75 років, і обов’язково передаються в архів юрособи.
Усі кадрові документи, що мають тимчасовий строк зберігання (до 10 років включно), зокрема, графік та заяви про відпустки, кадрові накази тимчасового строку зберігання і навіть посадові та робочі інструкції працівників (за винятком деяких посад і професій) – достатньо зберігати в електронному варіанті за умови, що вони підписані, завізовані із застосуванням КЕП/УЕП та мають електронну відмітку про ознайомлення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!