Правомірність обліку нестачі та лишків товару у бухгалтерії

Давайте розбиратися:

Ви потрапили у класичну пастку податкової перевірки. Податківці обожнюють розривати пересортицю на дві окремі операції, тому що це «бюджетне комбо»: ви отримуєте податок на прибуток (через дохід від лишків) і ПДВ (через нестачу), при цьому витрати намагаються «зрізати».

Ваша логіка цілком слушна, але давайте розберемося, як захистити Вашу позицію, спираючись на норми Податкового кодексу України (ПКУ) та Положення про інвентаризацію № 879.

1. Чи можна робити проводку Дт 201 - Кт 201?

З погляду методології бухобліку, "схлопування" пересортиці однією проводкою можливе лише за умови повного дотримання критеріїв взаємозаліку, визначених у п. 5 розд. IV Положення № 879 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#n209 :

• товари мають однакову назву та схожі зовнішні ознаки;
• пересортиця виникла в межах одного звітного періоду;
• пересортиця виникла в однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи (МВО).

Якщо ці умови виконані, Ви робите залік. У разі, якщо вартість товарів у пересортиці різна, виникає або "цінова різниця" (якщо лишки дорожчі за нестачу - це дохід), або нестача понад залік (витрати).

2. Позиція перевіряючих: Лишки в дохід, нестача - ПДВ без витрат

Податківці часто намагаються розділити ці операції, щоб:

• Збільшити Ваш дохід через Дт 201 - Кт 719 (Лишки).
• Нарахувати ПДВ на нестачу за п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 як на товар, використаний не в господарській діяльності (оскільки він зник).
• Але найголовніше: вони намагаються зняти витрати за рахунком 947, аргументуючи це тим, що нестача не підтверджена документально як господарська операція (немає винних осіб, не зверталися до поліції тощо).

3. Ваші аргументи для захисту

Ви думаєте правильно: якщо вони нараховують ПДВ на нестачу, вони фактично визнають факт цієї нестачі. А за правилами НП(С)БО 16 "Витрати" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39 , вартість нестачі неодмінно має бути списана на витрати періоду.

Як довести витрати:

• Документальне підтвердження: Згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , Вашим доказом є правильно оформлений Інвентаризаційний опис та Звірна відомість, а також Протокол інвентаризаційної комісії, затверджений керівником.
• Відсутність зв'язку з ПДВ: Якщо Ви нараховуєте ПДВ за п. 198.5 ПКУ, це Ваша компенсація державі за втрачений податковий кредит. Це жодним чином не скасовує Ваше право на бухгалтерські витрати. У ПКУ немає прямої заборони на врахування витрат від нестач при визначенні фінрезультату (для податку на прибуток різниці по нестачах для "великодохідників" не передбачені ст. 138-140 ПКУ).

4. Як діяти зараз (у квітні 2026 року)

Якщо перевірка ще триває, Вам потрібно наполягати на тому, що це саме взаємозалік за пересортицею, а не окремі операції.

• Покажіть наказ про облікову політику, де прописано можливість взаємозаліку.
• Надайте пояснення МВО (комірника), чому виникла пересортиця (схожі артикули, помилка при відвантаженні).
• Якщо вони все ж розривають операцію: погоджуйтеся на дохід за лишками (Кт 719), але жорстко відстоюйте витрати за нестачею (Дт 947). Списання активу, якого немає в наявності - це обов’язок, а не право за стандартами бухобліку.

Отже: Перевіряючий не правий, намагаючись залишити Вас без витрат при наявності акта інвентаризації. Якщо вони визнають нестачу для цілей ПДВ, вони автоматично підтверджують об'єктивність списання товару з балансу на витрати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!