Списання пального: як облікувати бензин для чужого авто

Давайте розглянемо Ваше питання:

Оскільки пальне фактично використане на «чуже» авто, ми маємо юридично перетворити це авто на «своє» або обґрунтувати витрати іншими господарськими потребами.

Варіант 1. Оформлення договору позички (найбезпечніший)

Щоб списати пальне на транспортний засіб, він має перебувати у користуванні ФОП.

• Договір позички: Укладіть договір позички (безоплатного користування) автомобілем з його власником (ст. 827 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n3999 ).
• Форма 20-ОПП: Обов'язково подайте повідомлення за формою № 20-ОПП про новий об'єкт оподаткування (орендоване/позичене авто) згідно з п. 63.3 ст. 63 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1458 .
• Списання: Після цього ви оформлюєте Акт списання пального (або подорожні листи довільної форми), де вказуєте, що всі 500 літрів використані для господарської діяльності ФОП.
• Нормативна база: п. 177.4 ст. 177 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4292 (для загальної системи) або просто підтвердження витрат для обліку ТМЦ.
• Перевага: Ви уникаєте акцизних ризиків, бо пальне спожите «для власних потреб» (п.п. 14.1.212 ст. 14 ПКУ ).

Варіант 2. Списання на роботу іншого обладнання (генератор)

Якщо оформлювати авто складно, пальне можна списати на інше обладнання, яке є у ФОП (наприклад, бензиновий генератор).

• Обґрунтування: У зв'язку з відключеннями світла (актуально для 2024–2026 рр.) або виробничою необхідністю, ФОП використовував генератор.
• Документи: Наказ про використання генератора в госпдіяльності та Акти списання пального на роботу генератора згідно з нормами витрат (норми можна встановити самостійно наказом на основі технічного паспорта).
• 20-ОПП: Генератор також має бути показаний у формі 20-ОПП (п. 63.3 ст. 63 ПКУ).

Варіант 3. Списання як «псування» або «втрати» (ризиковий)

Ви можете скласти акт про те, що пальне було зіпсоване або стався витік (наприклад, пошкодження ємності).

• Наслідки для ПДВ: Якщо ви платник ПДВ, ви зобов'язані нараховувати компенсуючі податкові зобов'язання згідно з п. 198.5 ст. 198 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 , оскільки товар не використано в господарській діяльності.
• Ризик: Податківці часто вимагають підтвердження від ДСНС або інших органів при великих обсягах втрат пального.

Варіант 4. Списання на відрядження (якщо ФОП має найманих працівників)

• Якщо власник «чужого» авто є вашим працівником, можна оформити договір про використання особистого авто працівника для службових цілей (ст. 125 КЗпП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n732 .
• Списання: Пальне списується на підставі наказів про відрядження та звітів про використання пального.

Важливе застереження щодо акцизу:

За жодних обставин не вказуйте в документах, що ви «передали», «подарували» або «продали» це пальне власнику іншого авто. Згідно з п.п. 14.1.212 ст. 14 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256 , будь-яка фізична передача пального іншій особі - це реалізація, що вимагає реєстрації платником акцизного податку. Штраф за роботу без такої реєстрації - 100% вартості пального (ст. 117 ПКУ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!