Втрата чека: як отримати дублікат для списання коштів

Ні, дублікат фіскального чека або його фото (роздруківка фото) не є належними документами для підтвердження витрат без оподаткування. У разі списання коштів за такими документами, сума заправки вважатиметься додатковим благом працівника, з якого необхідно утримати ПДФО (18%) та військовий збір (5%).

Згідно з нормами чинного законодавства та технічними функціями РРО/ПРРО, створення дубліката фіскального касового чека у разі його втрати не передбачено. АЗС зобов’язана видати чек безпосередньо в момент розрахункової операції (Закон про РРО, ст. 3). Відсутність оригіналу чека означає, що підприємство не може належним чином підтвердити факт придбання пального та його вартість.

Податкові органи наполягають, що до звіту про використання коштів мають додаватися виключно оригінали розрахункових документів. Копія паперового чека (або його фото) не вважається підтвердним документом. Винятком є лише електронний чек (ПРРО), який можна роздрукувати, оскільки він за замовчуванням існує в електронній формі та може бути перевірений у реєстрі ДПС. Якщо ж чек був паперовим, його фотокопія не дає права на неоподатковуване відшкодування (Податковий кодекс України, пп. 170.9.1).

Якщо ви вирішите списати кошти з підзвітної особи на підставі фото чи заяви без оригіналу чека:

ПДФО: Сума витрат визнається додатковим благом працівника. Оскільки це дохід у негрошовій формі (витрати вже здійснені), для розрахунку податку застосовується «натуральний» коефіцієнт 1,219512. Ставка — 18% (Податковий кодекс України, п. 164.5).
Військовий збір: становить 5%. Збір нараховується на чисту суму витрат без застосування коефіцієнта.

Для того, щоб оприбуткувати пальне в баку (якщо факт заправки підтверджується, наприклад, показниками датчиків або подорожнім листом), ви можете скласти внутрішній акт (самоакт), затверджений керівником. Це дозволить відобразити пальне в обліку, проте не звільнить від обов'язку оподаткувати виплату працівнику через відсутність фіскального чека.

Якщо сума незначна, найбезпечнішим варіантом буде повернення працівником коштів до каси/на рахунок як невикористаного авансу. Якщо ж підприємство вирішить компенсувати ці витрати, готуйтеся до нарахування податків (18% ПДФО та 5% ВЗ) як за додаткове благо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!