Витрати ФОП: комунальні платежі та податки на аренду

Давайте розглянемо Ваше питання:

Ваша ситуація стосується формування витрат ФОП на загальній системі оподаткування. Оскільки загальносистемники мають право зменшувати свій оподатковуваний дохід лише на документально підтверджені витрати, безпосередньо пов'язані з отриманням доходу (ст. 177 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4292 , важливо правильно оформити кожен пункт.

1. Чи може ФОП віднести собі у витрати комунальні платежі?

Так, може, але за умови правильного документального оформлення.

Згідно з пп. 177.4.4 п. 177.4 ст. 177 ПКУ, до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать витрати на оплату послуг, зокрема тих, що пов’язані з утриманням та експлуатацією майна.

Важливі нюанси:

• Договір: У договорі оренди має бути чітко прописано, що орендар (ФОП) зобов’язаний оплачувати комунальні послуги. Оскільки ви зазначили, що оренда становить 8000 грн без оплати комуналки, вам необхідно укласти додаткову угоду або прописати в основному договорі механізм компенсації (наприклад, «Орендар відшкодовує витрати на комунальні послуги на підставі рахунків, наданих Орендодавцем»).
• Документи: Підставою для витрат будуть: рахунки від постачальників послуг, виписані на орендодавця, та акти відшкодування витрат, складені між вами та фізособою-орендодавцем, разом із платіжними документами про перерахування цих коштів.
• Облік: Витрати визнаються лише після їх фактичної оплати (п. 177.4 ст. 177 ПКУ).

2. Чи може ФОП брати на витрати суми сплачених податків (ПДФО та ВЗ)?

Ні, не може.

Відповідно до пп. 177.4.3 п. 177.4 ст. 177 ПКУ, до складу витрат ФОП на загальній системі не включаються суми податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору (ВЗ).

Чому це так працює:

• Згідно з пп. 14.1.180 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256 , ви виступаєте податковим агентом щодо фізичної особи. Це означає, що ви лише утримуєте ці податки з доходу орендодавця та перераховуєте їх до бюджету від його імені.
• Вашими витратами є вся сума орендної плати, передбачена договором (тобто 8000 грн). У Книзі обліку доходів і витрат ви фіксуєте саме 8000 грн як витрати на оренду.
• Податки (18% ПДФО та 5% ВЗ) є частиною цих 8000 грн. Якщо ви віднесете до витрат і 8000 грн оренди, і окремо сплачені податки, ви фактично подвоїте витрати на одну й ту саму операцію, що є грубим порушенням.

Резюме для вашого обліку:

• Витрати на оренду: 8000 грн (записуєте в Книгу на дату фактичної виплати грошей орендодавцю та перерахування податків).
• Витрати на комунальні послуги: Сума згідно з чеками/рахунками (записуєте в Книгу на дату оплати).
• Податки (1440 грн ПДФО та 400 грн ВЗ): Окремо у витрати не включаються, оскільки вони вже «сидять» у сумі 8000 грн.

Раді допомогти, звертайтесь ще!