Чи потрібно оформлювати подорожні листи для легкового автомобіля

Ні, окремі подорожні листи на кожну поїздку не є обов’язковими, але документ для обліку використання авто і пального оформляти потрібно. Подорожній лист може бути на місяць, але зафіксана має бути в ньому кожна поїздка.

Законодавством не встановлено обов’язку застосовувати саме подорожні листи, оскільки типові форми скасовані. Водночас згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (ст. 9) господарські операції повинні підтверджуватися первинними документами, які містять зміст та обсяг операції. Один лише акт списання пального не розкриває інформацію про фактичне використання авто.

Тому підприємство зобов’язане мати первинний документ, який підтверджує господарське використання автомобіля: маршрут, пробіг, мету поїздок. Такий документ може бути довільної форми (наприклад, «маршрутний лист» або інший внутрішній звіт), затверджений наказом по підприємству.

Якщо відсутні документи, що підтверджують використання авто в господарській діяльності, виникають податкові ризики:
— необхідність нарахування ПДВ за п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text;
— можливе визнання пального додатковим благом працівника (пп. 164.2.17 ПКУ) з оподаткуванням ПДФО та військовим збором;
— невизнання витрат у податку на прибуток.

При цьому законодавство не вимагає оформлювати документ на кожну поїздку окремо. Підприємство може встановити власну періодичність (щоденно, щотижнево або раз на місяць), головне — щоб документ містив усі обов’язкові реквізити і деталізацію використання авто.

Отже, подорожній лист як форма не обов’язковий, але облік руху авто і пального через первинний документ — обов’язковий.

Раді допомогти, звертайтесь ще!