Коректне оформлення розвезення товару на приватному автомобілі директора

Директор може використовувати власне авто, але це потрібно оформити через оренду, позичку або компенсацію; найбезпечніший варіант — оренда.

Найбільш коректний варіант — укласти договір оренди авто між директором (як фізособою) і ТОВ. Такий договір має бути письмовим і підлягає нотаріальному посвідченню (Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, ст. 799). Складається акт приймання-передачі. З орендної плати ТОВ як податковий агент утримує 18% ПДФО та 5% військового збору. ЄСВ не нараховується. При цьому ТОВ має право відносити на витрати пальне, ремонт, обслуговування (ст. 801 ЦКУ).

Другий варіант — договір позички (безоплатне користування). Він укладається у письмовій формі (ЦКУ, ст. 828). У директора доходу немає, але для ТОВ може виникати дохід від безоплатно отриманої послуги, та одночасно витрати при її використанні в тій самій сумі.. При цьому витрати на пальне та утримання авто підприємство може враховувати.

Третій варіант — компенсація за використання авто. Вона передбачена трудовим законодавством (КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, ст. 125), але податково це вважається додатковим благом. У такому випадку вся сума компенсації (включно з пальним) оподатковується ПДФО 18% (із застосуванням коефіцієнта) та військовим збором 5%, і витрати на пальне має нести директор самостійно

Для будь-якого варіанту потрібно оформити внутрішні документи: наказ про використання авто у господарській діяльності, визначення норм пального, форму подорожнього листа. Первинні документи повинні підтверджувати господарський характер поїздок (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9).

Також необхідно оформлювати товарно-транспортні накладні при перевезенні товару (Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98).

Раді допомогти, звертайтесь ще!