Підпис менеджера на накладній: необхідність додаткових документів для обліку

Якщо менеджер не є особою, яка фактично відпускає товар, то підпису лише менеджера може бути недостатньо.

Відповідно до ст. 9 Закону України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0168-95, первинний документ повинен містити підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення.

Якщо менеджер лише виписує документи, а товар фізично видає завсклад, то саме підпис завскладу підтверджує факт відвантаження (вибуття активу).

Підпис МВО на видатковій накладній засвідчує факт передачі/приймання конкретної кількості та номенклатури товарів. Без підтвердження від МВО про фізичне відвантаження товару бухгалтерія не має законних підстав для списання активів з балансу. Відсутність підпису особи, яка фактично відпустила товар, створює ризики визнання операції нереальною під час податкової перевірки.

Керівник підприємства має затвердити перелік осіб, які мають право підписувати документи на отримання та відпуск товарно-матеріальних цінностей (п. 4.4 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів №2 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0002201-07#Text).

Якщо на підприємстві використовується схема, де менеджер підписує зовнішню видаткову накладну для покупця, то внутрішній рух (зі складу до менеджера або безпосередньо покупцю) має оформлюватися накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма №М-11) або іншим внутрішнім актом, де обов'язково стоїть підпис завскладу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!