Неправильна амортизація об'єкта: наслідки при передачі фізичній особі

За визначенням ЦКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15?find=1&text=%D0%BD%D0%B5%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D1%96%D1%82#n3768):

"Стаття 776. Ремонт речі, переданої у найм

1. Поточний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймачем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом.

2. Капітальний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймодавцем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом.

Капітальний ремонт провадиться у строк, встановлений договором. Якщо строк не встановлений договором або ремонт викликаний невідкладною потребою, капітальний ремонт має бути проведений у розумний строк.

3. Якщо наймодавець не провів капітального ремонту речі, що перешкоджає її використанню відповідно до призначення та умов договору, наймач має право:

1) відремонтувати річ, зарахувавши вартість ремонту в рахунок плати за найм речі, або вимагати відшкодування вартості ремонту;

2) вимагати розірвання договору та відшкодування збитків.

Стаття 778. Поліпшення наймачем речі, переданої у найм

1. Наймач може поліпшити річ, яка є предметом договору найму, лише за згодою наймодавця.

2. Якщо поліпшення можуть бути відокремлені від речі без її пошкодження, наймач має право на їх вилучення.

3. Якщо поліпшення речі зроблено за згодою наймодавця, наймач має право на відшкодування вартості необхідних витрат або на зарахування їх вартості в рахунок плати за найм речі.

4. Якщо в результаті поліпшення, зробленого за згодою наймодавця, створена нова річ, наймач стає її співвласником. Частка наймача у праві власності відповідає вартості його витрат на поліпшення речі, якщо інше не встановлено договором або законом.

5. Якщо наймач без згоди наймодавця зробив поліпшення, які не можна відокремити без шкоди для речі, він не має права на відшкодування їх вартості."

Отже, перш за все треба:

1) визначитися з тим - що саме Ви зробили в орендованому приміщенні:

- поточний ремонт - це було Ваше право по закону, і витрати на такий ремонт мали бути списані на витрати періоду, а не капіталізовані

- капітальний ремонт - це Ви могли зробити, тільки якщо в договорі це було дозволено Вам (орендарю) зробити. Проте, якщо капітальний ремонт не збільшував екомомічні вигоди від використання приміщення, то він також мав бути списаний на витрати.

- поліпшення (добудова, модернізація, реконструкція) - це вже дійсно мало б капіталізуватися та амортизуватися в обліку орендаря (Вас) як об`єкт інших необоротних активів.

Все це відповідає таким нормам НПСБО 14 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0487-00#n61), р. ІІ:

"4. ...Затрати орендаря на поліпшення об’єкта операційної оренди (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція), що призводять до збільшення майбутніх економічних вигод, які первісно очікувалися від його використання, відображаються орендарем як капітальні інвестиції у створення (будівництво) інших необоротних матеріальних активів."

Для того, щоб зорієнтуватися - які саме витрати Ви понесли (ремонт чи поліпшення) рекомедуємо звернутися до Примірного переліку послуг з утримання будинків і споруд та прибудинкових територій та послуг з ремонту приміщень, будинків, споруд № 150 від 10.08.2004 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1046-04#Text).

Також рекомендуємо звернутися до таких норм Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів № 561 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0561201-03#n121):

"30. Рішення про характер і ознаки здійснюваних підприємством робіт, тобто, чи спрямовані вони на підвищення техніко-економічних можливостей (модернізація, модифікація, добудова, реконструкція) об'єкта, що приведе у майбутньому до збільшення економічних вигод, чи здійснюються вони для підтримання об'єкта в придатному для використання стані та одержання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигод від його використання, приймається керівником підприємства з урахуванням результатів аналізу існуючої ситуації та суттєвості таких витрат. Зокрема, заміна окремих важливих компонентів (частин) основних засобів (двигунів тощо) може бути відображена як заміна об'єкта основних засобів, якщо термін корисного використання такої частини відрізняється від терміну корисного використання основних засобів, до яких належить цей компонент. У цьому випадку заміна такого компонента відображається капітальними інвестиціями у придбання нового об'єкту основних засобів і списанням заміненого об'єкту. Витрати на поліпшення основних засобів для відновлення майбутніх економічних вигод, очікуваних від їх використання, визнаються капітальними інвестиціями за умови, що балансова вартість активу не перевищує суми його очікуваного відшкодування.
Сумою очікуваного відшкодування вважається найбільша з двох оцінок: чиста вартість реалізації або теперішня вартість майбутніх чистих грошових надходжень від використання основних засобів, включаючи його ліквідаційну вартість.
31. Витрати на капітальний ремонт об'єктів основних засобів визнаються витратами звітного періоду. Такі витрати можуть бути визнані капітальними інвестиціями, якщо витрати на значний огляд і капітальний ремонт можуть бути ідентифіковані з окремою замортизованою частиною (компонентом) основних засобів. Витрати на ремонт можуть бути визнані капітальними інвестиціями, якщо ціна придбання активу вже відображає зобов'язання (необхідність) підприємства здійснити в майбутньому витрати для приведення активу до стану, в якому він придатний для використання. Наприклад, у разі придбання будівлі, яка потребує ремонту, витрати на ремонт приймаються на збільшення первісної вартості цієї будівлі до суми, яка може бути відшкодована від використання будівлі в майбутньому.
32. Вартість робіт, що приводять до збільшення очікуваних майбутніх вигод від об'єкта основних засобів, включається до капітальних інвестицій з майбутнім збільшенням первісної вартості основних засобів. Підставою для визнання капітальними інвестиціями витрат, пов'язаних з поліпшенням основних засобів, є зростання внаслідок цих витрат очікуваного терміну корисного використання об'єкта, кількості та/або якості продукції (робіт, послуг), яка виробляється (надається) цим об'єктом.

Прикладами такого поліпшення є:
а) модифікація, модернізація об'єкта основних засобів з метою подовження терміну його корисної експлуатації або збільшення його виробничої потужності;
б) заміна окремих частин устаткування для підвищення якості продукції (робіт, послуг);
в) впровадження ефективнішого технологічного процесу, що дозволить зменшити первісно оцінені виробничі витрати;
г) добудова (надбудова) будівлі, що збільшить кількість місць (площу) будівлі, обсяги та/або якість виконуваних робіт (послуг) чи умови їх виконання."

Отже, ці вказівки з Методрекомендацій № 561 також допоможуть Вам визначитися - як саме Ви мали б провести в обліку ці витрати.

Зверніть увагу, що статус ремонту/поліпшень має бути зафіксований в наказі керівника (робимо поточний ремонт, капітальний ремонт або поліпшення). Від цього залежить Ваш бухоблік.

2) подивитися Ваш договір оренди - які правила ремонтів та поліпшень орендованого майна там прописані: хто який ремонт проводить? чи можна було проводити поліпшення (якщо це дійсно є поліпшенням)? чи передбачено відшкодування цих витрат? якщо передбачено, то як саме мають відшкодовуватися Вам ці витрати орендодавцем?

Отже, по Вашій ситуації можливі такі варіанти:

1) Ви не правильно класифікували понесені витрати і безпідставно їх капіалізували, тобто їх треба було списати на витрати в періоді, коли були понесені ці витрати (поточний або капітальний ремонт)

Це є помилка в бухобліку, яка має виправлятися як помилка минулих років:

Дт 15 Кт 631 - сторно - зняли витрати з капіалізації

Дт 44 Кт 631 - чорним - віднесли на витрати відповідного року

Дт 117 Кт 152 - сторно - зняли суми з рах. 117

Дт 44 132 - сторно - зняли раніше нараховану амортизацію

Дт 48 Кт 44 - визнали використання цільового фінансуваня під понесені витрати

такі виправлення потребують подання уточненої фінзвітності та уточнюючого Звіту НО за попередні роки

2) витрати мали бути капіталізовані, але неправильно нараховувалася амортизація:

- це означає, що в документах на введення в експлуатацію цього об`єтку (в минулому) був вказаний наприклад, строк амортизації 3 роки (по строку дії договору оренди) або інший строк (4, 5, 6 років), але чомусь Ви нараховували як по строку 20 років.

- тоді виправляєте також як помилку минулих років:

Дт 44 Кт 131 - допроводите амортизацію, яка мала б бути

Дт 48 Кт 44 - допроводите використання цільового фінансування по доданим витратам по амортизації.

такі виправлення потребують подання уточненої фінзвітності та уточнюючого Звіту НО за попередні роки

3) витрати мали бути капіталізовані, і первісно строк амортизації визначався як 20 років, але станом на 31.12.2025 Ви вирішили переглянути строк амортизації та скоротити його наприклад, до 4 років вцілому (3 роки вже прожили, залишився 1 рік).

Це дозволяє зробити НПСБО 7 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#Text):

"25. Строк корисного використання (експлуатації) та
ліквідаційна вартість об'єкта основних засобів переглядаються на
кінець звітного року у разі зміни очікуваних економічних вигод від
його використання.
Амортизація об'єкта основних засобів нараховується, виходячи
з нового строку корисного використання та ліквідаційної вартості,
починаючи з місяця, наступного за місяцем зміни строку корисного
використання та/або ліквідаційної вартості."

Тобто, якщо на 31.12.2025 очікується, що строк використання понесених поліпшень скорочується (очікується припинення договору оренди, або його не пролонгація далі), то Ви можете скоротити строк використання зроблених поліпшень

Тоді минулі роки не уточнюють, але в 2026 році Ваша щомісячна амортизація буде більша - виходячи з того строку, який Ви встановили ще "дожити" цьому об`єкту.

Щодо ПДФО та ВЗ

Якщо це дійсно були поліпшення об`єкта оренди, то можливе виникнення додаткового блага по фізоосбі, якій Ви залишите ці поліпшення - як безоплатно отримані товари/послуги за визначенням п. 164.2.17 "е" ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3627):

"164.2.17. дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених статтею 165 цього Кодексу) у вигляді:

...е) вартості безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), визначеної за правилами звичайної ціни, а також суми знижки звичайної ціни (вартості) товарів (робіт, послуг), індивідуально призначеної для такого платника податку, крім сум, зазначених у підпункті 165.1.53 пункту 165.1 статті 165 цього Кодексу. Не є додатковим благом сума знижки звичайної ціни (вартості) при продажу (відчуженні) на користь платника податків житлової нерухомості, набутої у власність внаслідок звернення стягнення на таке майно за договорами іпотеки, що забезпечує кредит, наданий в іноземній валюті.

Якщо додаткові блага надаються у негрошовій формі, сума податку об'єкта оподаткування обчислюється за правилами, визначеними пунктом 164.5 цієї статті;"

Отже, залишкова варість поліпшень не має значення, додаткове благо будуть рахувать по звичайній (ринковій) ціні поліпшень на день повернення об`єкта оренди.

Щодо ПДВ

при фактично безоплатній передачі поліпшень фізоосбі це дійно буде розгладатися як постачання необоротних активів з визначенням бази оподаткування за правилами п. 188.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n4551) - для необоротних активів - не нижче залишкової вартості в бухобліку.

Тому тут рекомендуємо перш за все визначитися з бухобліком, як ми вказали вище.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!