Чи потрібно повертати трудові книжки працівникам після сканування

Оцифрування / сканування трудової книжки не є підставою для видачі її на руки працівнику. Водночас видати трудову книжку можна за заявою.

Чинне законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки:

• при звільненні (ст. 47 Кодексу законів про працю України та абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58);


• під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»);


• після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

Щодо останнього випадку, то конструкція норми не дозволяє зробити однозначного висновку: мається на увазі завершення глобального процесу переходу з паперових трудових книжок на електронні, на який виділено 5 років (до 10.06.2026), або ж локальне оцифрування / сканування трудової книжки конкретного працівника. Тому наразі не радимо користуватися такою можливістю.

Отже, формально оцифрування / сканування трудової книжки працівника не створює обов’язку для роботодавця видати трудову книжку працівнику. Ви можете і надалі продовжувати зберігати такі трудові книжки на підприємстві (щодо прийнятих на роботу до 10.06.2021).

Раді допомогти, звертайтесь ще!