Підписання електронного акта: чи потрібна посада директора

Ви можете його прийняти, але в податківців будуть питання

Вимоги до оформлення первинних електронних документів такі самі як і до паперових. Так, відповідно до ст. 9 Закону Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.1999 р. № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми)
• дату складання;- назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Отже, за визначенням ст. 9 Закону №996 – посади й прізвища осіб та особистий підпис особи вказані як різні реквізити первинного документа.

У ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n34 зазначено, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа. Виходячи з цього електронний підпис маж забезпечувати можливість ідентифікувати особу, яка його застосовує, та її посаду так, як електронний підпис особа отримала як представник юрособи.

Відсутність у первинному документі такого реквізиту, як «посада та прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення», вважається недоліком оформлення та може стати підставою для виникнення спорів із контролюючими органами. Щоб Ви були готові відстоювати свою думку, що це не істотний недолік, але якщо ідеться про великі суми то документ необхідно переробити. При цьому маємо зазначити, що в постанові КАС ВС від 15.07.2025 №440/5003/23 зазначено, що відсутність у первинних документах назви посади особи та прізвища, яка брала участь в господарській операції за наявності підпису та печатки не може свідчити про те, що такі первинні документи є неналежними доказами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!