Внесення змін до видаткової накладної: підпис і посада отримувача

Давайте розглянемо Ваше питання:

Ні, закреслення або виправлення через скісну риску («/») у первинних документах не допускаються. Згідно з правилами документообігу, підпис має належати саме тій особі, чиє прізвище та посада зазначені в накладній.

У вітчизняному законодавстві та правилах діловодства (зокрема, у ДСТУ 4163:2020) https://hromady.org/wp-content/uploads/2021/09/DSTU_4163-2020-2.pdf не передбачено використання косої риски перед назвою посади або підписом особи, яка тимчасово виконує обов’язки.

Ось як краще вчинити:

• Заміна документа: Попросіть постачальника виписати нову видаткову накладну з актуальними даними того працівника, який фактично приймав товар.


• Виправлення помилки: Якщо заміна неможлива, помилкові дані закреслюються однією лінією (так, щоб текст можна було прочитати), поруч пишуться правильні дані, ставиться підпис того, хто виправляв, дата та напис «Виправленому вірити». Порядок виправлення чітко визначений у Розділі 4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (Наказ МФУ №88) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n160


• Довіреність: Навіть при виправленні у фактичного отримувача мають бути повноваження (наприклад, довіреність або наказ по підприємству), які підтверджують його право підписувати документи від імені компанії.

Використання «/» (так званий підпис «за») часто стає причиною того, що податківці визнають операцію нереальною, оскільки неможливо ідентифікувати особу, яка фактично несла відповідальність за приймання ТМЦ.

Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , обов'язковим реквізитом первинного документа є особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції.

Відповідальність за достовірність даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (ч. 8 ст. 9 Закону № 996 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Раді допомогти, звертайтесь ще!