Оформлення документообігу для відділу досліджень та розробок

Така діяльність може бути визначена в обліковій політиці підприємства.

Законодавство не встановлює обов’язкової вимоги саме до наявності окремого Положення про відділ досліджень та розробок, однак для підтвердження господарської спрямованості витрат та їх зв’язку з діяльністю підприємства бажано мати належний пакет внутрішніх документів.

На практиці доцільно оформити:

наказ керівника про створення (або функціонування) відділу/напряму досліджень і розробок;
положення про відділ (не обов’язкове, але дуже бажане — визначає функції, завдання, відповідальних осіб);
технічні завдання / програми досліджень / проєкти (на кожну розробку або етап);
кошториси витрат на розробку;
акти списання матеріалів та сировини (з прив’язкою до конкретного проєкту/дослідження);
звіти про результати досліджень (проміжні або підсумкові);
внутрішні акти (наприклад, про виготовлення тестових зразків, їх випробування, списання або передачу в подальше виробництво).

Тобто ключове — не форма документа, а наявність логічного ланцюжка: наказ → завдання → використання ресурсів → результат.

Наявність Положення про відділ не є обов’язковою нормою, але значно знижує ризики під час перевірок, оскільки системно описує діяльність та підтверджує її зв’язок із господарською діяльністю підприємства.

Взагальному для накопичення понесених витрат на дослідження використовують рахунок 39.
Відповідно до Інструкції №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n441 до витрат, облік яких ведеться на рахунку 39 "Витрати майбутніх періодів", відносяться витрати, пов'язані з підготовчими до виробництва роботами в сезонних галузях промисловості; з освоєнням нових виробництв та агрегатів; сплачені авансом орендні платежі; оплата страхового поліса; оплата торгового патенту; передплата на газети, журнали, періодичні та довідкові видання тощо.
Тобто понесені витрати підприємством на розробку та виготовлення тестової продукції слід відображати на рахунку 39 з поступовим віднесенням таких витрат до собівартості продукції з початку її серійного виробництва.

Спосіб розподілу витрат та визначення строку протягом якого такі витрати розподілятимуться, слід керівництву підприємства, закріпивши своє рішення у наказі про облікову політику. Якщо цей момент не був прописаний в обліковій політиці, то треба внести відповідні зміни до неї.

Раді допомогти, звертайтесь ще!