Документи для списання пального при заправці особистого авто підприємства

Для того щоб витрати на пальне для власного автомобіля керівника були правомірними та не вважалися його оподатковуваним доходом, необхідно офіційно оформити використання цього авто в діяльності підприємства, встановити норми витрат та вести щоденний облік поїздок.

Оскільки автомобіль є власністю фізичної особи (директора), підприємство не має права просто так оплачувати для нього пальне. Щоб автомобіль набув статусу «службового», необхідно укласти один із договорів:

Договір оренди (найму): Підприємство сплачує директору орендну плату. Договір оренди транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню (Цивільний кодекс України, ст. 799).
Договір позички (безоплатного користування): Директор передає авто підприємству безоплатно (Цивільний кодекс України, ст. 827). Такий договір також рекомендується засвідчити нотаріально.

Без наявності договору вартість пального буде визнана додатковим благом директора, що тягне за собою нарахування ПДФО (18%) та військового збору (5%) (Податковий кодекс України, пп. 164.2.17).

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Після укладання договору необхідно видати Наказ про порядок експлуатації автомобіля, у якому:

Закріпити автомобіль за директором для виконання службових обов'язків.
Визначити мету використання (господарська діяльність).
Затвердити норми витрат пального для цього конкретного авто (на основі технічної документації або контрольних замірів).
Затвердити форму первинного документа для обліку поїздок (маршрутний або подорожній лист).

Для щомісячного списання пального та підтвердження витрат у бухгалтерському обліку вам знадобляться:

Подорожній (маршрутний) лист: Оскільки типову форму скасовано, підприємство використовує власну. Лист має містити: дату, маршрут (звідки — куди), показники спідометра (виїзд/повернення), фактично витрачене пальне та підпис директора. Він підтверджує, що авто їздило саме у справах фірми, а не в особистих цілях (Закон про бухоблік, ст. 9).
Документи від АЗС: Чеки РРО та відомості видачі пального, які ви вже отримуєте. Вони є підставою для оприбуткування пального на баланс (Дт 203).
Акт списання пального: Складається наприкінці місяця на основі даних усіх подорожніх листів. У ньому порівнюються фактичні витрати з затвердженими нормами. Саме цей акт є підставою для віднесення вартості пального на витрати підприємства (Дт 92 або 93).

Раді допомогти, звертайтесь ще!