Чи потрібно надавати акт виконаних робіт фізичним особам

Так, ви маєте право не складати паперові акти з кожною фізичною особою. Більше того, для ІТ-послуг та послуг в інтернеті діє спрощений порядок.

1. Чи можна без акта?

Так. Згідно зі змінами до Закону про бухоблік (ст. 9) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , рахунок-фактура (інвойс) може замінювати акт прийому-передачі, якщо він оплачений. Для послуг в інтернеті (експорт ІТ-послуг або внутрішні послуги) це стандартна практика.

2. Як це прописати в Публічній оферті (Договорі)? Закон «Про електронну комерцію»: регулює порядок укладання правочинів в інтернеті через прийняття (акцепт) оферти https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/675-19#Text

Оскільки ви працюєте з фізособами, ви, швидше за все, використовуєте Публічну оферту на сайті. В ній обов’язково зафіксуйте механізм «мовчазної згоди»:

• Момент виконання: Послуга вважається наданою в повному обсязі з моменту [направлення листа на email / надання доступу до сервісу / оплати рахунку].
• Відсутність претензій: Якщо протягом [наприклад, 3-5] робочих днів від дати виконання Замовник не надіслав письмову обґрунтовану претензію на електронну пошту Виконавця, послуга вважається прийнятою в повному обсязі та належної якості.
• Документ: Оплачений рахунок (інвойс) або виписка з банку є належним підтвердженням факту надання послуг і замінює двосторонній акт. Лист Мінфіну № 31-11410-06-5/4332: підтверджує, що оплачений інвойс є підставною для відображення в обліку господарської операції без акта https://mof.gov.ua/storage/files/Invojs-raxunok-faktura.pdf

3. Що має бути в такому «спрощеному» документі?

Навіть якщо акта немає, для податкової (і вашого бухобліку) первинним документом буде Рахунок (Інвойс) + Банківська виписка. Щоб інвойс мав силу акта, він повинен містити (згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік):

• Назву документа («Рахунок-фактура» або «Інвойс»).
• Дату складання.
• Назву вашого ТОВ.
• Зміст та обсяг послуги (наприклад, «Доступ до онлайн-платформи за березень 2026»).
• Одиницю виміру (грн).
• Посаду і прізвище відповідальної особи (вашого директора/бухгалтера).
• Важливо: Фразу «Оплата згідно з цим рахунком є підтвердженням надання послуг у повному обсязі».

Отже, для фізосіб достатньо мати Публічну оферту на сайті з пунктом про «мовчазну згоду» та зберігати банківські виписки та рахцнки-фактури (інвойси), які підтверджують оплату цих послуг. Окремі акти в папку підшивати не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!