Консультація щодо відшкодування витрат та відображення у формі 4ДФ

Доброго дня!
Прошу надати консультацію щодо відображення у формі 4ДФ операції з відшкодування витрат підзвітній особі.
Ситуація наступна:
- директор підприємства придбав печатку у ФОП за власні готівкові кошти;
- дата накладної — 27.01.2026 р., дата фіскального чеку — 28.01.2026 р.;
- авансовий звіт складено та затверджено 05.02.2026 р.;
- відшкодування витрачених коштів директору буде здійснено з поточного рахунку підприємства 18.03.2026 р.
Прошу роз’яснити:
1. Чи підлягає зазначена сума відображенню у формі 4ДФ?
2. Якщо так, то в якому звітному періоді її необхідно відобразити?
3. Чи впливає на порядок оподаткування той факт, що відшкодування здійснюється у березні при витратах січня?

ОК

Ольга, консультант

експерт

20.03.2026 | 01:48

Очікує відповідь

Додаток 4ДФ не заповнюєте.

В Додатку 4ДФ відображають доходи фізичних осіб. Компенсація витрачених коштів, виплачена за авансовим звітом не є доходом фізособи, тому в Додатку 4ДФ не відображається. Водночас, якщо виникає оподаткування, компенсацію відображають з ознакою "126".

Суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку включаються до оподатковуваного доходу як додаткове благо (пп."г" п.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20241201#n3627).

Податківці в ЗІР, категорія 103.04 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099 зазначають наступне:

якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Ключовим моментом є доведення зв'язку витрат з господарською діяльністю підприємства. Щоб не виникало додаткове благо, потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію керівника в розділ «права та обов’язки» окремий пункт: В разі виробничої необхідності здійснює оплату послуг та придбання матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, запчастин, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства. В такому разі оплата за печатку буде вважатися пов’язаною з трудовою функцією керівника.

Відповідно, сума компенсації не буде оподатковуватися та відображатися в Додатку 4ДФ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!